HR Specialist Administration/ Personalsachbearbeiter (m/w/d)

In Hamburg zuhause, europaweit vernetzt und seit über 70 Jahren spezialisiert auf den Import und Vertrieb von Trockenfrüchten, Nusskernen und Saaten. Als Teil der international aufgestellten Cefetra Group greifen wir auf ein starkes globales Netzwerk, eine effiziente Supply Chain und hohe Qualitätsstandards zurück – und entwickeln so passgenaue Private-Label-Lösungen für anspruchsvolle Handelskundschaft in ganz Europa. Am Standort Hamburg-Veddel verpacken wir Handelsmarken für unsere Kunden – flexibel, qualitätsgesichert und mit echter Nähe zum Produkt.

Rund 90 Mitarbeitende gestalten bei uns täglich Zukunft. Was uns verbindet: eine klare Haltung, ein offener Umgang miteinander und der Wille, Dinge besser zu machen. Nachhaltig, transparent und partnerschaftlich – von der verantwortungsvollen Beschaffung bis zur zuverlässigen Logistik.

Wir arbeiten mit kurzen Wegen, direkter Kommunikation und einem Team, das Veränderung nicht nur begleitet, sondern aktiv gestaltet.

Du sorgst dafür, dass unsere administrativen Personalprozesse zuverlässig, professionell und termingerecht umgesetzt werden. Als zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende und Führungskräfte unterstützt du in allen personaladministrativen Fragestellungen und stellst gemeinsam mit externen Dienstleistern, Behörden und internen Schnittstellen einen reibungslosen Ablauf sicher.

Mit deiner strukturierten, sorgfältigen und serviceorientierten Arbeitsweise trägst du maßgeblich zu einer positiven Employee Experience sowie zu einer hohen Qualität und Verlässlichkeit unserer Personalarbeit bei.

·       Eigenständige Durchführung der operativen Personaladministration vom Eintritt bis zum Austritt

·       Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Bestätigungen, Bescheinigungen, Zeugnissen und weiteren personalrelevanten Dokumenten

·       Pflege und Verwaltung von Personalstammdaten sowie digitalen Personalakten unter Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben

·       Schnittstellenfunktion zu unserem externen Payroll-Dienstleister einschließlich Vorbereitung, Prüfung und Übermittlung abrechnungsrelevanter Daten

·       Ansprechpartner (m/w/d) für Mitarbeitende und Führungskräfte bei administrativen Fragen rund um das Arbeitsverhältnis

·       Erstellung von Auswertungen, Statistiken und HR-relevanten Reports

·       Unterstützung im Bewerbermanagement sowie Begleitung von Onboarding- und Offboarding-Prozessen

Unterstützung bei HR-Projekten sowie der kontinuierlichen Weiterentwicklung undOptimierung von Personalprozessen

·       Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Weiterbildung im Personalwesen, oder vergleichbare Qualifikation

·       Berufserfahrung in der Personaladministration, Personalsachbearbeitung oder einer vergleichbaren HR-Funktion

·       Sicherer Umgang mit Arbeitsverträgen, Bescheinigungen, Personalakten und personalbezogenen Dokumenten

·       Ausgeprägte Dienstleistungs- und Serviceorientierung sowie Freude am Umgang mit Menschen

·       Hohe Vertrauenswürdigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Personaldaten

·       Gute Kenntnisse in MS Office sowie erste Erfahrung im Umgang mit HR-Systemen

·       Kenntnisse im Arbeits-, Sozialversicherungs- und Lohnsteuerrecht

·       Organisationsgeschick sowie die Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu koordinieren und Fristen zuverlässig einzuhalten