Procurement Specialist

Join the team that is building a trusted internet for Canadians! CIRA is best known for managing the system that keeps more than 3 million .CA domains running as smooth as maple syrup, but we do so much more to help Canadians thrive on the internet.  

Whether it’s our cybersecurity products that protect Canadians online, our advocacy work that fights for a better internet, or our Net Good Grants that support hundreds of community-led internet projects across Canada—we work every day to keep the internet strong and free. Join us!  

Who you are:  

We are looking for a Procurement Specialist to join our Finance team. You will play a key role in enabling effective, compliant, and well-governed procurement across the organization. 

This role is best suited for someone who combines strong operational execution with sound judgment. You are comfortable owning procurement processes end-to-end, while working collaboratively with business units, Legal, Security, and Finance to ensure appropriate oversight and risk management. 

You are detail-oriented, proactive, and able to identify when to escalate risks or concerns. You thrive in a cross-functional environment and bring a pragmatic, service-oriented approach to procurement. 

What you’ll do: 

• Partner with business units to understand procurement needs and support vendor selection processes
• Prepare and issue purchase orders, ensuring accuracy of specifications, pricing, approvals and budget alignment 
• Coordinate procurement activities from intake through to contract execution and supplier onboarding
• Monitor order fulfillment and ensure timely delivery of goods and services
• Ensure procurement activities meet governance, audit, and information security requirements
• Identify and escalate legal, financial, or information security risk, and ensure appropriate review by Legal, Security, and Finance
• Participate in audit and compliance activities, working with auditors and maintaining procurement documentation to support supplier reviews and control requirements
• Track contract renewals and proactively manage timelines to avoid auto-renewals or service disruption
• Maintain required supplier documentation (e.g., insurance certificates, reports) 
• Support supplier governance activities, including performance monitoring, contract compliance
• Escalate supplier performance or contractual issues as needed
• Support and/or lead sourcing activities (RFPs, RFQs, competitive quotes) in collaboration with business units
• Ensure sourcing processes are fair, transparent, and aligned with organizational policies
• Identify opportunities to improve procurement processes, tools, and policies and promote consistent procurement practices across the organization 

What you bring: 

• 5+ years of experience in procurement, sourcing, or vendor management (preferably in a technology or services environment)
• Post-secondary education in business, supply chain, or a related field (or equivalent experience)
• Procurement certification (or in progress) is an asset
• Experience supporting or leading RFP/RFQ processes
• Strong understanding of procurement best practices, including contract coordination and supplier management
• Ability to identify risks in vendor engagements and escalate appropriately to Legal, Security, or Finance
• Experience using Microsoft Dynamics 365 Business Central or similar ERP systems for procurement activities is an asset
• Experience working cross-functionally with business stakeholders
• Excellent organizational, communication, and stakeholder management skills
• High attention to detail with the ability to manage multiple priorities 

Who we are:  

At CIRA, we’re driven by a passion to make a positive impact on Canada’s digital future. We’re not just asking, ‘What more can we do?’—we’re actively exploring new frontiers to enhance and secure the internet for all Canadians. Our recognition as one of the National Capital Region’s Top Employers for ten years is a testament to our vibrant culture. We believe in fostering an environment where collaboration and candour are second nature and where diverse perspectives are integral to our success, because we know that great ideas come from everywhere. If you’re passionate about innovation and ready to make a difference in a dynamic field, join us and help shape the future of the internet!  

CIRA embraces a blend of remote and IRL in-office work to keep our team connected and engaged. Our Ottawa headquarters is a hub for regular events and social activities that bring our team together, encouraging a strong sense of community within our organization. No matter where you work from, you'll always feel part of our vibrant team and our shared mission. 

At CIRA, people remain at the centre of our recruitment process. While CIRA uses recruitment platforms that include artificial intelligence-enabled features, which may be used to support administrative processes or skills-based assessments, these features are intended to assist our recruitment activities and do not replace human judgment. All applicant screenings, interviews, evaluations and selection decisions are conducted by our staff. Artificial intelligence is not used to make autonomous or final hiring decisions.   

This posting is for an existing vacancy. For any accommodations during the recruitment process, please contact us at peopleandculture@cira.ca.

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Venez vous joindre à l’équipe qui bâtit un Internet fiable pour les Canadien·nes! Chez CIRA, nous sommes surtout connu·es pour notre gestion du système qui permet à plus de trois millions de domaines .CA de fonctionner de manière aussi fluide que la sève qui nourrit nos érables, mais nous en faisons tellement plus pour aider la population canadienne à s’épanouir sur Internet.

Qu’il s’agisse de nos produits de cybersécurité qui protègent les Canadien·nes en ligne, de nos efforts en faveur d’un Internet amélioré ou de notre programme Net Good qui soutient des centaines de projets Internet menés par des collectivités partout au Canada, nous sommes là tous les jours pour faire en sorte qu’Internet reste fort et libre. Joignez-vous à nous! 

Qui vous êtes : 

Nous sommes à la recherche d’un·e spécialiste de l’approvisionnement qui se joindra à notre équipe des finances. Vous jouerez un rôle clé pour favoriser un approvisionnement efficace, conforme et bien exécuté, dans l’ensemble de l’organisation.

Ce rôle est idéal pour une personne excellant dans l’exécution opérationnelle et possédant un bon jugement. Vous êtes à l’aise de prendre en charge les processus d’approvisionnement de bout en bout, tout en collaborant avec les différents secteurs, le service juridique, le service de sécurité et le service des finances pour assurer une surveillance et une gestion des risques appropriées.

Vous avez le souci du détail, êtes proactif·ve et capable de déterminer quand signaler les risques ou préoccupations aux échelons supérieurs. Vous excellez dans un environnement multidisciplinaire et vous adoptez une approche pragmatique et axée sur le service en matière d’approvisionnement.

Vos tâches :

• Collaborer avec les différents secteurs pour comprendre les besoins en matière d’approvisionnement et soutenir les processus de sélection des fournisseurs·ses.
• Préparer et émettre des bons de commande, en veillant à l’exactitude des spécifications, des prix, des approbations et de l’alignement budgétaire.
• Coordonner les activités d’approvisionnement, telles que la réception, l’exécution des contrats et l’intégration des fournisseurs·ses.
• Surveiller l’exécution des commandes et assurer la livraison ponctuelle des biens et des services.
• S’assurer que les activités d’approvisionnement répondent aux exigences de gouvernance, de vérification et de sécurité de l’information.
• Repérer et signaler les risques juridiques, financiers ou de sécurité de l’information, et assurer un examen approprié par le service juridique, le service de sécurité et le service des finances.
• Participer aux opérations de vérification et de conformité, travailler avec les vérificateurs et tenir à jour la documentation d’approvisionnement pour soutenir les examens des fournisseurs·ses et les critères de contrôle.
• Faire le suivi des renouvellements de contrats et gérer de façon proactive les échéanciers pour éviter les renouvellements automatiques ou les interruptions de service.
• Tenir à jour la documentation requise en lien avec les fournisseurs·ses (p. ex., certificats d’assurance, rapports).
• Soutenir les activités de gouvernance des fournisseurs·ses, y compris la surveillance du rendement et la conformité contractuelle.
• Signaler les problèmes de rendement ou de contrats en lien avec les fournisseurs·ses, au besoin.
• Soutenir ou diriger les opérations d’approvisionnement (demandes de proposition, demandes de devis, devis concurrentiels) en collaboration avec les différents secteurs.
• S’assurer que les processus d’approvisionnement sont équitables, transparents et harmonisés avec les politiques de l’organisation.
• Identifier les occasions d’amélioration des processus, des outils et des politiques d’approvisionnement, et promouvoir des pratiques d’approvisionnement uniformes dans l’ensemble de l’organisation.

Vos antécédents :

• Au moins cinq ans d’expérience en approvisionnement, en localisation des sources d’approvisionnement ou en gestion des fournisseurs·ses (de préférence dans un environnement technologique ou de services).
• Des études postsecondaires en affaires, en chaîne d’approvisionnement ou dans un champ disciplinaire connexe (ou une expérience de travail équivalente).
• Une certification en approvisionnement (ou en cours d’obtention) est un atout.
• Expérience de soutien ou de gestion des demandes de propositions ou de prix.
• Excellente compréhension des pratiques exemplaires en matière d’approvisionnement, y compris la coordination des contrats et la gestion des fournisseurs·ses.
• Capacité de cerner les risques liés aux engagements des fournisseurs·ses et de les signaler de manière appropriée au service juridique, au service de sécurité ou au service des finances.
• Une expérience avec Microsoft Dynamics 365 Business Central ou des systèmes ERP similaires pour les opérations d’approvisionnement est un atout.
• Expérience de travail multidisciplinaire avec des partenaires d’affaires.
• Excellentes compétences organisationnelles, communicationnelles et de gestion des relations avec les parties prenantes.
• Grand souci du détail et capacité de gérer plusieurs priorités.
  

À propos de nous :

Chez CIRA, nous sommes motivé·es par la passion d’avoir un impact positif sur l’avenir numérique du Canada. Nous ne nous contentons pas de demander : « Que pouvons-nous faire de plus? ». Nous explorons activement de nouvelles frontières afin d’améliorer et de sécuriser Internet pour la population canadienne. CIRA est reconnue comme l’un des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale depuis dix ans, ce qui témoigne de notre culture dynamique. Nous croyons qu’il est important de favoriser un environnement où la collaboration et la franchise sont une seconde nature et où la diversité des points de vue fait partie intégrante de notre succès, car nous savons que les grandes idées viennent de partout. Si vous êtes passionné·e par l’innovation et prêt·e à faire une différence dans un domaine dynamique, joignez-vous à nous et contribuez à façonner l’avenir d’Internet!

CIRA favorise un mélange de travail à distance et de travail au bureau pour que notre équipe reste connectée et engagée. Situé à Ottawa, notre siège social est un carrefour pour les événements réguliers et les activités sociales qui rassemblent les membres de notre équipe, favorisant un fort sentiment d’appartenance au sein de notre entreprise. Peu importe où vous travaillez, vous aurez toujours le sentiment de faire partie de notre équipe dynamique et de partager notre mission commune.

Chez CIRA, les personnes restent au cœur de notre processus de recrutement. Bien que CIRA utilise des plateformes de recrutement dotées de fonctionnalités basées sur l’intelligence artificielle, qui peuvent être utilisées pour faciliter les processus administratifs ou les évaluations basées sur les compétences, ces fonctionnalités ont pour but d’aider nos activités de recrutement et ne remplacent pas le jugement humain. Toutes les présélections, les entrevues, les évaluations et les décisions de sélection sont effectuées par notre personnel. L’intelligence artificielle n’est pas utilisée pour prendre des décisions autonomes ou définitives en matière d’embauche. 

Cette publication concerne un poste déjà vacant. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, veuillez nous contacter à peopleandculture@cira.ca.