Adjoint(e) administratif(ve)

Nous sommes une équipe de direction soudée qui contribue à la croissance d’Equativ à travers les Amériques. Entre Montréal et New York, notre petite équipe à fort impact évolue rapidement, voyage souvent et collabore à travers plusieurs fuseaux horaires pour assurer le bon fonctionnement de la région. Nous nous soutenons mutuellement, portons une grande attention aux détails et apportons de l’énergie dans tout ce que nous faisons — qu’il s’agisse d’un offsite client, d’une préparation intensive pour un conseil d’administration ou simplement de s’assurer que les vols du mardi soient bien coordonnés.

Si vous recherchez une équipe où votre travail est visible, où votre jugement est valorisé et où aucune journée ne se ressemble, vous êtes au bon endroit!

Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) organisé(e), proactif(ve) et extrêmement rigoureux(se) pour soutenir trois leaders seniors de notre région Amériques — incluant notre Président des Amériques basé à New York, ainsi que notre Chief Partnership Officer et notre Chief Commercial Officer basés à Montréal.

Ce rôle est idéal pour une personne qui aime être au cœur de l’action, anticiper les besoins avant même qu’ils soient exprimés et considérer chaque calendrier, déplacement et réunion comme une occasion de rendre ses dirigeants plus efficaces.

Vous serez le point de liaison entre trois exécutifs répartis entre Montréal et New York, en prenant en charge leurs calendriers, leurs déplacements et en veillant à ce que rien ne tombe entre les mailles du filet. Vous travaillerez quotidiennement en français et en anglais, collaborerez étroitement avec les équipes People & Culture, Finance et Office Management, et serez un point de contact de confiance pour les clients, partenaires et parties prenantes internes.

Si vous possédez d’excellentes compétences organisationnelles, un bon jugement sous pression et une passion pour offrir une expérience exécutive fluide et professionnelle, nous aimerions vous rencontrer!

• Gérer des calendriers complexes pour trois membres de notre équipe exécutive

• Organiser des réunions internes et externes, anticiper les conflits d’horaire et optimiser les agendas afin de maximiser les périodes de concentration

• Développer et entretenir de solides relations avec les clients, les parties prenantes exécutives et les partenaires externes afin d’assurer une expérience fluide et professionnelle

• Préparer les ordres du jour, notes de briefing et documents nécessaires aux réunions, et assurer le suivi des actions à entreprendre

• Coordonner les réunions récurrentes de leadership, les QBRs et les offsites à travers la région

• Réserver les vols, hôtels, transports, visas et autres documents nécessaires aux déplacements professionnels des exécutifs à travers les États-Unis, le Canada et à l’international

• Créer des itinéraires clairs et faciles à suivre comprenant toutes les confirmations, adresses et informations de contact

• Gérer les changements de dernière minute — retards de vols, réunions déplacées, ajustements urgents — avec calme et efficacité

• Réconcilier les dépenses de voyage et soumettre les rapports de dépenses au nom des exécutifs

• Collaborer étroitement avec l’équipe Marketing afin de soutenir la participation des exécutifs aux événements de l’industrie, incluant les inscriptions, la logistique de voyage et sur place, ainsi que la coordination des invitations clients et événements

• Gérer les rapports de dépenses, les factures fournisseurs et les conciliations de cartes corporatives pour l’équipe exécutive

• Être parfaitement bilingue en français et en anglais (écrit et parlé) — exigence essentielle

• Posséder d’excellentes compétences en communication écrite et orale dans les deux langues

• Soutenir au besoin la gestion du bureau de Montréal (fournitures, coordination des fournisseurs, événements employés)

• 3 à 5+ années d’expérience en tant qu’adjoint(e) exécutif(ve), adjoint(e) administratif(ve) ou dans un rôle similaire — idéalement auprès de plusieurs leaders seniors

• Excellentes aptitudes relationnelles et interpersonnelles, avec la capacité de communiquer efficacement avec des personnes à tous les niveaux, de bâtir un solide réseau interne et d’entretenir des relations positives avec les clients et partenaires externes

• Solides compétences en gestion de calendriers et coordination de voyages; aisance avec des outils comme Google Calendar, Navan, Slack et la suite Google

• Sens exceptionnel de l’organisation, grande attention aux détails et excellent suivi

• Discrétion et fiabilité dans la gestion d’informations confidentielles — ce rôle est exposé à des décisions sensibles liées aux affaires et aux ressources humaines

• Excellentes compétences en communication écrite et orale

• Capacité à demeurer calme, débrouillard(e) et orienté(e) vers les solutions sous pression

• À l’aise de travailler à travers différents fuseaux horaires et avec des exécutifs voyageant fréquemment

• Curieux(se) et à l’aise avec les outils d’IA pouvant rendre le soutien exécutif plus efficace et intelligent

• Une expérience dans le domaine de la technologie, de l’adtech, des médias ou dans un environnement rapide constitue un atout