CHARGE D'ACCUEIL - 11734

Sous l'autorité du chef de service des accueils mutualisés, vous animez et organisez un espace d'accueil et d'information sur l'hôtel de ville et l'hôtel d'agglomération. A ce titre, vous accueillez tout public, vous l'écoutez, vous l'informez et l'orientez. Vous effectuez des tâches administratives et, dans le cadre de la polyvalence, vous participez aux activités du service.

Accueillir, renseigner, informer le public sur place et par téléphone

Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence

Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement des collectivités

Accueillir pour la tenue des rendez-vous des élus, des directions et services, etc

Veiller à la qualité de l'accueil

Orienter le public vers les services, accompagner et présenter les visiteurs

Accueillir les mariages, les cérémonies, les évènements divers

Actualiser l'affichage et les présentoirs

Gérer la réservation des salles des collectivités si besoin et suivre le fonctionnement du matériel (PC, câbles, souris, rétro projecteur, écran, autres)

Accompagner les usagers dans la transition numérique des démarches administratives

Réaliser les tâches administratives et polyvalentes, avec notamment : courriels, indicateurs d'activité, dossiers des syndicats professionnels, ATAL, les expositions, tâches bureautiques et informatiques, archivage, gestion des astreintes, livraisons, clés des locaux et salles pour fermeture et ouverture, gestion de courrier, mettre à jour les fiches de procédure, facturation, etc.

Missions secondaires :

Assurer le remplacement d'un agent en son absence

Appliquer les consignes de sécurité des personnes et des biens

Aider ponctuellement à l'atelier de reprographie

Réaliser d'autres missions en cas de nécessité de service

Polyvalent

Bonne présentation

Bonne expression verbale et capacité à reformuler

Amabilité constante et sens de l'accueil

Bon relationnel, sens de la diplomatie

Ecoute, maitrise de soi, être patient

Disponibilité

Autonomie, capacité d'initiative

Réactivité, dynamisme

Sens du travail en équipe

Sérieux et efficace

Discrétion

Conserver neutralité et objectivité face aux situations

S'adapter au public différen

Accueil physique et téléphonique, réguler l'entrée des visiteurs et groupes, surveiller les accès

Prendre des messages

Appliquer les règles de communication et de protocole

Respect des procédures écrites

Participer à la polyvalence

Sens prononcé pour l'organisation

Sens de la communication

Savoir informer et rendre compte à sa hiérarchie

Réagir avec pertinence aux situations d'urgence

Participer aux actions de formation

Gérer des situations de stress et réguler les tensions

Travail à l'Hôtel de Ville et à l'Hôtel d'agglomération du lundi au vendredi 8h-11h45/12h45-16h30 ou 8h30-12h45/13h45-17h00

Travail le samedi en journée à l'Hôtel de Ville par roulement