People Co-ordinator- Soho House Tokyo

Soho Houseは、映画、メディア、ファッション、クリエイティブ業界で活躍するメンバーのための会員制クラブ、レストラン、ホテル、シネマを世界各地で展開しています。

現在、イギリス、アメリカ、カナダ、ヨーロッパ、アジアに拠点を持ち、今後も世界中で新規オープンを予定しています。

Soho Houseは、多様なメンバーやチームがつながり、成長し、楽しみながら、新たな価値を生み出すための場所です。

Soho Houseは、多様な人々が集い、活躍できるコミュニティを目指して設立されました。その考え方は、私たちのチームづくりにも反映されています。

私たちは、一人ひとりの違いこそがグローバル企業としての成長を支える力であると考えています。

Soho Houseは、すべての方に平等な機会を提供する雇用主です。性別、人種、宗教、年齢、性的指向をはじめ、子育て中の方、退役軍人、障がいのある方など、多様なバックグラウンドや価値観、経験を持つ方々からのご応募を歓迎しています。

People Coordinatorは、Peopleチームの一員として、人事業務全般をサポートするポジションです。

People Managerのもとで、従業員やマネージャーに対する最初の窓口として日々の問い合わせ対応を行うほか、人事事務、従業員サポート、人事データ管理など幅広い業務を担当します。

また、本ポジションでは、採用活動、コンプライアンス、従業員エンゲージメントの推進も重要な役割となります。

• 人事システムへの新入社員情報の登録・オンボーディング
• 人事データの正確性を維持し、必要に応じてレポートや分析資料を作成
• 従業員情報の管理・更新および監査対応
• GDPR（個人情報保護）に準拠したデータ管理

• 社内研修（Learning & Development）の参加促進および運営サポート

• 社内掲示板の管理・更新（月次）
• 年間ウェルビーイングカレンダーの作成・運営
• 福利厚生制度の管理・従業員への周知
• 勤続2年・5年・10年・15年のアニバーサリー特典の運営

• 試用期間評価・勤続記念評価の管理および進捗フォロー
• 雇用契約書、各種レターの作成
• 入社・退職手続き
• リファレンスチェック
• 給与処理サポート
• 退職面談の実施および分析・レポート作成

• ラインレベルポジションの候補者スクリーニングおよびソーシング
• 採用イベント・Hiring Dayの企画・運営サポート
• 新入社員オリエンテーション（Induction）およびオンボーディングの実施・運営

• People PartnerおよびPeople Managerの業務サポート
• その他、人事関連業務全般

People Coordinatorは、単なる人事事務担当ではありません。

採用から入社、育成、従業員サポート、退職まで、従業員一人ひとりに寄り添いながら、Soho Houseらしいカルチャーを支える重要な役割を担います。

正確さとスピード感を両立しながら、多くの関係者と連携し、ホスピタリティを持って業務に取り組める方を歓迎します。

• 人事領域での実務経験を3年程度お持ちの方
• 労務管理や給与関連業務の実務経験をお持ちの方
• 日本語で円滑なコミュニケーションができ、英語でのメール対応や日常的なコミュニケーションが可能な方
• Microsoft Word、Excel、Outlook、PowerPointの基本操作ができる方

• 高いホスピタリティマインドを持ち、従業員一人ひとりに寄り添った対応ができる方
• 複数の業務を優先順位をつけながら、正確かつスピーディーに進められる方
• 変化の多い環境でも柔軟に対応し、前向きに業務へ取り組める方
• 社内外の関係者と円滑なコミュニケーションを図り、チームワークを大切にできる方
• 細部まで気を配り、正確な事務処理ができる方
• 機密情報を適切に取り扱い、高いコンプライアンス意識を持って行動できる方

We are a collection of members' clubs, restaurants, hotels and cinemas, catering to those in the film, media, fashion and creative industries. The company has unique ventures throughout the UK, USA, Canada, Europe and Asia, with new openings planned globally. Soho House is a space for its diverse membership and teams to connect, grow, have fun and make an impact.

Soho House was created to bring diverse communities of people together, and we take the same approach when building our teams. We thrive on differences and believe it is critical to our success as a global company. Soho House is proud to be an equal opportunity workplace that seeks to recruit, develop and retain the most talented people from a variety of backgrounds, perspectives, and skills. We therefore encourage applications from all genders, races, religions, ages and sexual orientations, as well as parents, veterans, people living with disabilities, and any other groups that could bring diverse perspectives to our business.

Job Purpose: 

The role of People Co-ordinator will provide professional HR support to the People team, employees, management, and the wider business. Reporting to the People Manager you will be the first point of contact for all employees and deal with day to day queries and requests. Additionally, you will manage and assist with administrative tasks, employee related activities, and maintain HR records.  

A key focus of the role will be resourcing and compliance and team engagement.

Key Accountabilities: 

• To use our HR System to upload and onboard new starters ensuring data validation and accuracy.
• To drive attendance and participation for Learning & Development trainings.
• To ensure the integrity of data in critical people systems and provide reporting and analysis as required to inform decision making.
• To maintain People noticeboards on a monthly basis.
• To create the annual well-being calendar and the scheduling and booking of this.
• To track and issue probation and anniversary reviews to managers and manage the process to ensure completion within set deadlines.  
• To support all administration including contracts, onboarding, letters, updating HR system, references, payroll processing, exit interviews. 
• Benefits and perks; ensure employees have available access to this information and this is maintained.
• To organise and co-ordinate the anniversary benefits for 2,5,10 and 15 years.
• To provide a professional and efficient process to ensure all starters andleavers are processed accurately.   
• To managethe administration of the leaver process, conducting exit interviews and analysing data to provide reports and recommendations to stakeholders.  
• To maintainup to date accurate records for all employees, completing audits when necessary & ensuring GDPR compliance.  
• To provide supportto the People Partner and People Manager. 
• To screen and sourcecandidates for line level  
• To support with the co-ordination of recruitment hiring days. 
• To support with delivering Induction and ensure all new starters receive Site Induction and Onboarding.
  

• Around 3 years of practical experience in HR
• Hands-on experience in HR operations, labor management, and payroll-related tasks
• Strong communication skills in Japanese, with the ability to handle emails and day-to-day communication in English
• Basic proficiency in Microsoft Word, Excel, Outlook, and PowerPoint

• A strong hospitality mindset, with the ability to support each employee with care and empathy
• Ability to manage multiple tasks accurately and efficiently while prioritizing effectively
• Flexible, positive, and proactive in a fast-paced and changing environment
• Strong team player with excellent communication skills with both internal and external stakeholders
• High attention to detail and accuracy in administrative work
• Strong sense of confidentiality and compliance