Managementassistent

Ben jij dé spil in de organisatie? Iemand die overzicht houdt, dingen regelt en managers het vertrouwen geeft dat alles is geregeld? Als managementassistent op Heerewegen en Huize Valckenbosch zorg jij ervoor dat het managementteam zich kan richten op waar het om draait: goede zorg en een fijne woon- en werkomgeving.

Je hebt een gevarieerde functie met veel afwisseling en contact. Je bent het aanspreekpunt voor collega's, naasten en bezoekers. Heb je al ervaring als secretaresse of managementassistent, of ben je juist toe aan een volgende stap? Bij ons krijg je de ruimte om je talent in te zetten en met een betrokken team iets moois neer te zetten.

Je ondersteunt drie managers en houdt de administratieve en organisatorische kant van de locatie soepel draaiend. Dat doe je onder andere door:

• de agenda's van de managers te beheren en te plannen;

• de vergaderingen van het managementteam voor te bereiden: je maakt de agenda, verspreidt de stukken en notuleert (vergaderingen kunnen worden opgenomen). Daarna werk je de notulen uit en bewaak je de actiepunten;

• brieven aan naasten op te stellen en te versturen, in de huisstijl en met de juiste toon;

• samen te werken met de kwaliteitsverpleegkundige op administratief gebied;

• bezoekers en relaties te ontvangen en te woord te staan;

• het archief en de documentatie op orde te houden, kantoorartikelen, dienstkleding en badges te bestellen en attenties te regelen.

Jouw werk draait om meer dan agenda's en notulen. Jij zorgt ervoor dat mensen op tijd zijn geïnformeerd en dat afspraken worden nagekomen. Je deur staat open voor bewoners, naasten en collega's.

Je staat vooral op Heerewegen en soms op Huize Valckenbosch. Dat vraagt om schakelen, en dat is ook meteen het mooie aan deze functie. Volgend jaar worden beide locaties samengevoegd tot één locatie. Je werkt daarnaast samen met de secretaresses van andere vestigingen en neemt bij afwezigheid ook werk van andere locaties waar.

• Je hebt een afgeronde mbo-4-opleiding als secretaresse of managementassistent (of vergelijkbaar) en bij voorkeur enkele jaren werkervaring;

• Je bent stressbestendig en houdt het overzicht, ook als de telefoon gaat en er iemand binnenloopt;

• Je werkt zelfstandig, ordelijk en nauwkeurig en denkt vooruit;

• Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie;

• Je drukt je goed uit, zowel mondeling als schriftelijk;

• Je legt makkelijk verbinding en zoekt actief contact met collega-secretaresses;

• Je werkt vlot met de computer en Office-programma's;

• Je bent flexibel en vindt het niet erg om te schakelen tussen twee locaties.

• Salaris volgens de CAO VVT (FWG 40): tussen € 2.811  en € 3.864 bruto per maand op basis van 36 uur per week;

• Een contract voor 1 jaar, met de intentie om dit bij goed functioneren om te zetten naar een vast dienstverband;

• Een dienstverband van 24 tot 28 uur per week, verdeeld over 3 of 4 dagen, werktijden zijn tussen 8.00 en 17.00 uur;

• Af en toe thuiswerken is in overleg mogelijk;

• Reiskostenvergoeding van €0,23 per kilometer;

• Ontwikkelmogelijkheden via onze eigen Academie

• Een warm en betrokken team waarin we naar elkaar omkijken.

Warande is een gemeenschap van bewoners met een zorgvraag, naasten, vrijwilligers en medewerkers. Hier vormt het alledaagse leven de basis. We geven vorm aan leven, wonen en werken vanuit herkenbaarheid en een gevoel van verbondenheid.

Je werkt op locatie Heerewegen in Zeist, gelegen op de groene en bosrijke omgeving Buitenplaats Op Seyst. Hier bieden we een warme, veilige en huiselijke omgeving voor bewoners met dementie.

Bewoners hebben een eigen kamer met badkamer. In het restaurant op de begane grond kunnen bewoners samen met hun gasten genieten van een hapje en een drankje. Ook is er een kapsalon en worden er regelmatig activiteiten georganiseerd met vrijwilligers.

Bij Warande geloven we in doen wat echt helpt, los van regels en systemen, zodat iedereen mee kan doen en zich gezien voelt. Aandacht is de sleutel: alles wat je aandacht geeft groeit.

Dan ontmoeten we je graag! Solliciteer uiterlijk woensdag 21 oktober en ontdek hoe mooi werken in de ouderenzorg kan zijn.

• Sluitingsdatum: woensdag 21 oktober

• Vrijdag 23 oktober: kennismakingsgesprek. In dit eerste gesprek maak je kennis met de manager en de coördinator Gastvrijheid & Services. 

• Woensdag 28 oktober: tweede gesprek. In dit gesprek wordt de nadruk gelegd op de werk-inhoud en je spreekt twee managers van de locatie.

• Arbeidsvoorwaardengesprek: als het tweede gesprek goed is verlopen en het van beide kanten goed voelt, volgt een arbeidsvoorwaardengesprek.

Heb je vragen over deze vacature? Neem gerust contact op met Ellen Mol (manager) via +31 614982213.

Wij vragen je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan te leveren. De aanvraag regelen wij voor je!