Administrateur(trice) de baux / Lease Administrator

Vous êtes une personne performante qui cherche à s’accomplir dans un environnement dynamique. Vous faites preuve de rigueur dans votre travail mais êtes à l’aise de collaborer avec une équipe de personnes hautement motivées. Vous savez communiquer clairement et avec concision avec collègues et clients, et vous appréciez une solide culture d’entreprise et un esprit de camaraderie. Vous savez naviguer de multiples fonctions corporatives, y compris les lignes de service générales et les centres corporatifs d’excellence. Vous possédez de fortes aptitudes interpersonnelles et êtes prêt à effectuer diverses tâches pour atteindre l’objectif commun de l’équipe. Vous valorisez la croissance personnelle et professionnelle et êtes prêt à faire le prochain pas dans l’avancement de votre carrière.

Si cela vous ressemble, vous aimerez la culture chez Avison Young !

Avison Young est une agence internationale de courtage et de consultation en immobilier commercial, proposant des services transactionnels, financiers, consultatifs et de gestion. Nous avons conçu notre structure corporative de façon à mieux servir nos clients en renforçant la collaboration dans toute notre organisation.

L’immobilier peut avoir des effets positifs énormes sur la vie des gens, et nous nous employons à créer des lieux et des espaces qui siéront mieux aux gens. Notre raison d’être, c’est de créer une réelle valeur économique, sociale et environnementale, portée par des gens fiers.

Bien sûr, nous adorons être ici, mais les gens de l’externe nous trouvent très bien aussi ! Avison Young a été nommée comme l’une des sociétés les mieux gérées au Canada 15 années consécutives, avec désignation du Club Platine!

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• Les données de bail sont toujours exactes, complètes et tenues conformes aux normes établies.
• Les dates critiques et les obligations du bail sont activement suivies sans rater les échéances.
• Les facturations liées au bail et les données relatives sont revus avec justesse et nécessitent très peu de corrections.
• Les problèmes sont identifiés tôt et résolus efficacement avec le recours hiérarchique adéquat lorsque nécessaire.
• Les intervenants internes et les clients reçoivent des réponses fiables et claires, en temps et en heure.

As a Lease Administrator I at Avison Young, you will support the day-to-day administration of commercial lease agreements within our Occupier Services Global Lease Administration team. This role focuses on ensuring accuracy and consistency across lease data, from abstraction and system entry through to supporting billing and collections processes. It is well-suited for a detail-oriented and organized individual with a foundational understanding of commercial real estate who is looking to develop their skills in a structured, fast-paced environment. This position is open to being hybrid with a several days working from an Avison Young office, and flexibility of a couple of days working from home.

• Lease data is consistently accurate, complete, and maintained in alignment with established standards.
• Critical dates and lease obligations are proactively tracked with no missed deadlines.
• Rent charges and supporting data are reviewed accurately with minimal corrections required.
• Issues are identified early and resolved efficiently with appropriate escalation when needed.
• Internal stakeholders and clients receive timely, clear, and reliable responses.

• Les principales responsabilités du commis à la comptabilité incluent, sans s’y limiter :
• Traiter et enregistrer l’encaissement
• Rapprochement bancaire et suivi avec les régions pour toute transaction bancaire non reportée
• Générer des rapports de comptes recevables et aider au suivi des collectes
• Réviser les factures des fournisseurs et gérer les écarts de facturation
• Réviser les rapports de dépenses des employés
• Réviser les factures et veiller à ce qu’elles aient les approbations adéquates pour chaque région
• Préparation du bon des comptes payables pour approbation
• Enregistrer toute transaction bancaire préautorisée
• Générer et distribuer les factures corporatives
• Rapprochement de la TVH
• Aider au suivi des remboursements d’entreprise et à la facturation aux propriétés
• Aider à la répartition des coûts du siège social aux régions corporatives
• Aider à la préparation et à l’entrée des écritures de journal
• Responsable de tâches administratives quotidiennes
• Aider à d’autres tâches raisonnablement attribuables qui peuvent survenir

• Abstract and input key lease data into lease administration systems, ensuring accuracy of financial terms, critical dates, and obligations.
• Maintain organized and up-to-date lease documentation and records to support data integrity and accessibility.
• Support rent administration processes, including review of tenant charges in accordance with lease terms.
• Partner with accounting to track accounts receivable and assist with rent collection follow-up as needed.
• Monitor lease requirements, including critical dates, expirations, and options; proactively flag key events.
• Generate standard lease administration reports (e.g., rent rolls, critical date tracking, occupancy reporting).
• Perform quality control reviews to ensure lease data accuracy and compliance with established standards.
• Support onboarding and transition of accounts, including data validation and issue resolution.
• Analyze lease data and documentation to identify discrepancies and resolve routine and moderately complex issues.
• Respond to lease-related inquiries from internal stakeholders and tenants in a timely and professional manner.
• Contribute to team performance through accuracy, timeliness, and adherence to established processes.
• Perform additional responsibilities as assigned.

• Diplôme universitaire ou collégial dans un domaine lié à la comptabilité
• Au minimum 1 année d’expérience
• Une expérience avec Netsuite serait un atout
• Familiarité avec les principes comptables de base
• Personne automotivée avec attitude positive
• Sait travailler dans un milieu dynamique avec dates butoir et gérer des priorités changeantes
• Bonnes aptitudes de communication à l’oral et à l’écrit, avec possibilité de collaborer et de bâtir des relations
• Doit savoir gérer plusieurs tâches simultanément et établir des priorités
• Très bonne maîtrise de Microsoft Office, surtout pour ce qui est d’Excel
• Bonnes aptitudes analytiques et organisationnelles
• Esprit d’équipe
• Souci du détail

• High school diploma or equivalent required; Bachelor’s degree in Real Estate, Finance, Business, or a related field preferred.
• 1–3 years of relevant experience, preferably in commercial real estate, lease administration, or property management.
• Proficiency in Microsoft Office Suite, particularly Excel, with the ability to perform calculations (e.g., percentages, escalations).
• Experience with lease administration or property management systems (e.g., CoStar, Leasecake, Corom, MRI/ProLease, Tango, TRIRIGA) preferred.
• Strong attention to detail with a high level of accuracy in data entry and documentation.
• Excellent organizational skills with the ability to manage multiple priorities.
• Strong written and verbal communication skills with a professional, client-focused approach.
• Self-motivated and able to work both independently and as part of a team.

Avison Young practices as an equal opportunity employer in all services locations around the world.  We are committed to building and maintaining a workforce diverse in experience, skills and knowledge with uniformity in service excellence, commitment and integrity. 

The firm maintains a strict policy to ensure employment opportunities are equal and do not discriminate based on race, color, religion, creed, age, sex, gender, gender identity or expression, sexual orientation, national origin, citizenship, disability, marital and civil partnership/union status, protected veteran or military service status, or any other elements protected by law.

Avison Young welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodations are available upon request for candidates during the recruitment process. For those requiring assistance, information relating to the need for accommodation and accommodation measures will be addressed confidentially. 

Avison Young is committed to employing the best talent with the most fair and equitable recruitment practices. Apply with us TODAY!