Analista Administrativo

Como Analista Administrativo na JLL, você será responsável por gerenciar operações de correspondência e serviços de suporte às instalações do site, com o objetivo de proporcionar uma experiência de atendimento de alto nível aos clientes internos e externos. Esta função dinâmica exige a execução direta dos aspectos financeiros e operacionais de projetos imobiliários ao longo de todo o seu ciclo de vida trabalhando em estreita colaboração com fornecedores terceirizados, equipes internas e stakeholders-chave em um ambiente corporativo de ritmo acelerado.

Você atuará como função crítica de suporte à entrega de programas, mantendo registros organizados, gerenciando o desempenho de fornecedores, supervisionando o inventário de suprimentos e garantindo conformidade com metas contratuais, KPIs e SLAs. A posição oferece a oportunidade de gerar impacto significativo no sucesso dos programas por meio de iniciativas de melhoria de processos, gestão de documentos financeiros e coordenação abrangente de comunicação.

Ao integrar nossa equipe colaborativa, você contribuirá diretamente para a missão da JLL de moldar o futuro do mercado imobiliário, avançando sua carreira em um ambiente que valoriza precisão, construção proativa de relacionamentos e excelência no atendimento ao cliente.

• Atender e resolver solicitações dos associados do Cliente de forma cordial e ágil
• Manter registros organizados, white papers e arquivos de iniciativas de programas, participando de reuniões, elaborando atas detalhadas e distribuindo-as aos envolvidos
• Acompanhar prioridades e itens de ação para garantir entregas dentro dos prazos, mantendo o ritmo dos programas
• Gerenciar o desempenho de fornecedores terceirizados para assegurar o cumprimento de metas contratuais, KPIs e SLAs, supervisionando processos mensais de ordens de serviço e aprovações de faturas
• Manter contato regular e reuniões com fornecedores relevantes, reportando problemas, recomendações e estimativas de custos
• Apoiar processos de gestão, contratação e onboarding de fornecedores
• Apoiar a resolução de ordens de serviço, interagindo com clientes internos para atender suas demandas conforme os SLAs aplicáveis
• Apoiar inspeções semanais e mensais do edifício em alinhamento com o Facilities Manager do site
• Criar e atualizar apresentações mensais com notas-chave do programa e gráficos de desempenho de SLA para submissão a stakeholders e liderança
• Preparar atualizações mensais de projetos e revisar documentos orçamentários quanto à precisão e completude antes da submissão
• Realizar cálculos financeiros essenciais incluindo descontos, juros, percentuais e análise de lucros/perdas com alto nível de precisão
• Garantir disponibilidade contínua de estoque de suprimentos, realizar pedidos de reposição e monitorar tendências de consumo para identificar oportunidades de eficiência
• Gerenciar a qualidade das instalações de conferência e acionar a equipe de FM local quando necessário
• Apoiar clientes internos na reserva de salas de reunião e conferência, verificando disponibilidade e permissões de acesso
• Auxiliar na organização de eventos internos e externos do Cliente
• Apoiar necessidades de procurement local em conjunto com a equipe regional de Sourcing e Procurement
• Fornecer suporte e cobertura ao Facilities Manager quando apropriado e/ou necessário
• Identificar proativamente oportunidades para aumentar a eficácia e eficiência das operações de Facilities do site
• Garantir conformidade com os princípios de EHS, Segurança e Conduta Empresarial do Cliente e da JLL
• Comunicar-se de forma eficaz, escrita e verbalmente, com clientes, colegas e stakeholders, construindo relacionamentos estratégicos de forma proativa

• Formação técnica ou superior cursando ou concluída
• Experiência anterior como Analista de projetos/programas, assistente executivo ou atividades similares
• Fluência em Português e Inglês (leitura, escrita e conversação) com excelente gramática e habilidades de revisão
• Proficiência no pacote Microsoft Office com habilidades avançadas em Excel para coleta de dados e criação de gráficos
• Experiência com sistemas de gestão de ordens de serviço e plataformas de videoconferência (Zoom, Teams, Google Meet)
• Forte capacidade de multitarefa com habilidade para interpretar instruções em formatos escritos, orais, diagramáticos ou de cronograma
• Excelentes habilidades interpessoais e de comunicação com perfil orientado ao atendimento ao cliente em múltiplos níveis de liderança
• Alto nível de precisão e atenção aos detalhes com capacidade de trabalhar de forma independente em circunstâncias ambíguas

• Espanhol é um diferencial
• Experiência anterior em facilities ou operações imobiliárias correlatas
• Proficiência em Smartsheet incluindo criação e gestão de dashboards
• Experiência com Slack e outros softwares de mensagens instantâneas para colaboração em equipe
• Experiência em iniciativas de melhoria de processos e gestão de templates em ambientes corporativos
• Capacidade demonstrada de ser proativo e engenhoso, elaborando recomendações abrangentes
• Experiência com gestão orçamentária e revisão de documentos financeiros
• Conhecimento em gestão de fornecedores e requisitos de conformidade contratual

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