Assistant(e) Financier(ère) et des Opérations

Description de l'emploi Planification, suivi et contrôle financiers • Suivre les dépenses mensuelles et trimestrielles des projets de l' ASDF . • Mettre à jour régulièrement la planification financière afin d'assurer une utilisation optimale des fonds des projets en temps opportun. • Contribuer à l'élaboration et à la compilation des rapports financiers des projets. Veiller à la mise en place de toutes les procédures de contrôle financier et au respect des exigences et réglementations des bailleurs de fonds concernés. • Gérer la relation avec les sous-bénéficiaires et s'assurer de leur conformité aux procédures financières de l'ASDF et aux termes des accords de sous-subvention par un suivi régulier. Dispenser des formations au personnel de l'ASDF et des sous-bénéficiaires, le cas échéant. • Apporter un soutien à l'équipe administrative et financière de l'ASDF au Kenya dans le cadre des audits externes. Contribuer à la préparation des audits de fin de projet en veillant à ce que tous les documents justificatifs soient disponibles et facilement accessibles. • Participer à l' élaboration du budget . pour de futures propositions de projets dans le cadre des efforts de collecte de fonds de l'ASDF . Missions et acquisition de biens et services • Appuyer l’organisation des déplacements et des missions du personnel. • Effectuer toutes les réservations nécessaires pour les missions de travail à Madagascar (billets d’avion, transports terrestres, hôtels, salles de formation, etc.). • Coordonner l’achat de biens et de services en veillant au respect des procédures internes. • Demander des devis aux fournisseurs et comparer les offres. • Élaborer et suivre toutes les demandes d’avances et les réclamations, et les soumettre à l’équipe Finances et Administration d’ASDF au Kenya pour traitement. Gestion des ressources humaines • Encadrer les consultants et les stagiaires qui apportent un soutien opérationnel aux projets d’ASDF à Madagascar. • Organiser et superviser le recrutement des consultants : publier les offres d’emploi, recevoir les candidatures, préparer les dossiers d’évaluation, informer les candidats retenus, rédiger les contrats, assurer le suivi des livrables et des paiements, etc. • Aider le personnel international dans ses démarches auprès des administrations malgaches lors de son installation et de son départ de Madagascar (demande de permis de séjour, renouvellement, envoi d’effets personnels, etc.). Assurer le respect des obligations et des exigences légales en matière de retenues à la source à Madagascar. Gestion et fonctionnement du bureau : • Assurer la gestion et le bon fonctionnement quotidien du bureau de l’ ASDF : gérer les services (eau, électricité, internet, téléphone, nettoyage) et la communication avec les fournisseurs ; garantir la disponibilité des fournitures et consommables de bureau ; organiser les déplacements du personnel (réservation de véhicules et/ou assistance pour les trajets en taxi), entre autres tâches. • Mettre à jour l’inventaire et veiller à ce que tous les biens de l’ASDF à Madagascar soient correctement assurés, en collaboration avec l’équipe Finances et Administration de l’ASDF au Kenya. • Assurer l’archivage de la correspondance et des documents administratifs et financiers du bureau de l’ ASDF à Madagascar. • Veiller à ce que tous les documents administratifs et financiers du bureau de l’ ASDF à Madagascar (par exemple, les pièces justificatives de dépenses, les contrats, les bons de commande, l’inventaire des immobilisations) soient organisés, conservés, mis à jour et sauvegardés. Communication • Maintenir une communication fluide avec les équipes Finances et Administration de l’ASDF au Kenya afin d’anticiper les difficultés et de respecter au mieux les procédures applicables. Appui logistique • Apporter un soutien au coordinateur de projet pour la planification et l’organisation des ateliers et autres activités, notamment l’envoi des invitations et la rédaction des comptes rendus de réunion. • Participer aux événements et réunions du projet afin d’apporter un soutien administratif et logistique, selon les besoins. • Le cas échéant, planifier et gérer le versement des indemnités journalières aux participants aux ateliers, notamment en préparant les demandes d’avance, en vérifiant les pièces justificatives, en conservant la traçabilité des documents et en rendant compte des dépenses et en les rapprochant, tout en veillant au respect des règles applicables de l’ASDF et des bailleurs de fonds en matière d’indemnités journalières. Divers • Fournir des informations sur les projets en fonction des besoins de l’ASDF . • Veiller au respect des procédures internes de l’ASDF en toutes circonstances. • Effectuer toute autre tâche assignée par le coordonnateur de projet et/ou le responsable des finances et de l'administration de l'ASDF au Kenya. Profil Formation : Bac+2/3 en comptabilité, gestion, finances, administration ou domaine équivalent. Expérience : Minimum 2 ans dans un poste similaire (finance, logistique, administration). Langues : Parfaite maîtrise du français/ l’anglais parlé et écrit (niveau minimum/intermédiaire) Compétences informatiques : Excellente maîtrise de Excel, Word, et des logiciels comptables Rigueur et organisation : Capacité à gérer plusieurs tâches, respecter les délais et suivre les procédures. Communication : Aisance relationnelle, capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement. Discrétion et intégrité : Confidentialité dans le traitement des informations financières et administratives. Informations contractuelles Lieu : Antananarivo (Tana) Type de contrat : CDD Durée : 01.03.2026-28.02.2027