Technicien.ne comptable, facturation et admin/Billing & Admin Technician

Canada·Québec Citymid

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Quick Summary

Overview

ACA est à la recherche d’une personne dynamique, polyvalente, professionnelle et assidue pour un poste de facturation et administration à temps plein (30 à 40 heures par semaine) à ses bureaux à Québec.

Technical Tools

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Préparer la facturation mensuelle, trimestrielle et annuelle dans le système de gestion client ACA en fonction des contrats de service et du progrès des formations/services rendus
Collaborer avec les directeurs de comptes et de ventes pour préparer les informations de facturation
Traiter les paiements, les annulations et/ou crédits, communiquer les reçus aux clients
Faire des suivis auprès des clients pour les paiements, envoyer des factures

Exportation des données de formation et préparation rapports de présence
Mettre à jour les horaires clients et faire des suivis avec les formateurs, au besoin
Créer des rapports et produire des états financiers, participer à la fermeture des mois, trimestre et années financiers de l’entreprise
Traiter les feuilles de temps et des factures de paie aux deux semaines, ainsi que valider les horaires de travail

Répondre au téléphone avec du service à la clientèle de haute qualité. Rédiger les appels si nécessaire.

Répondre aux questions sur les services offerts chez ACA et orienter le client vers son choix de services

Gérer les horaires des apprenant.e.s et faire des modifications au besoin. Informez les formateurs et formatrices sur les changements d’horaire

Soutien administratif de l’équipe de gestion et des formateurs et formatrices ACA

Gérer un horaire chargé et faire preuve de multitâche et adaptabilité

Avoir un sens d’organisation et faire preuve d’efficacité avec son travail

Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite en français et en anglais.

Disposition à autogérer son travail, à travailler selon un horaire flexible – parfois sous pression.

Compétences informatiques : Apple OS, Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, Word, Excel), Google Suite (Mail, Calendar, Drive, Hangouts), FileMaker Database

Prepare monthly, quarterly, and annual invoicing in ACA’s client management system based on service contracts and training deliverables.
Collaborate with account managers and the sales team to collect billing information.
Process payments, cancellations, and/or credits, and send receipts to clients.
Send invoices and follow up with clients for payments.

Export training data and prepare attendance reports.
Update client schedules and follow up with instructors as needed.
Generate reports and financial statements, participate in monthly, quarterly, and annual financial closures.
Process bi-weekly timesheets and payroll invoices, verifying work schedules.

Responsibilities

~1 min read

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Support the President and the Director of Operations in financial management.
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Answer phone calls with high-quality customer service and redirect calls if necessary.
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Respond to inquiries about ACA’s services and guide clients in selecting their training programs.
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Manage learner schedules and make necessary adjustments, informing instructors of schedule changes.
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Provide administrative support to the management team and instructors.
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Manage a busy schedule, multitask, and adapt to changing priorities.
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Demonstrate strong organizational skills and efficiency in daily tasks.
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Exhibit excellent oral and written communication skills in both French and English.
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Be able to self-manage workload and work under a flexible schedule—sometimes under pressure.
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Required Computer Skills: Apple OS, Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, Word, Excel), Google Suite (Mail, Calendar, Drive, Hangouts), FileMaker Database