Business Operations Manager/in (m/w/d) gesucht - 100% Remote

Remote | Teilzeit 20h-30h/Woche | Festangestellt

Über ProviPanda

ProviPanda ist die größte Sales-Job-Plattform im DACH-Raum. Wir verbinden über 45.000 geprüfte Vertriebler mit mehr als 1.000 Unternehmen. Marken wie Deutsche Bank und Engel & Völkers vertrauen bereits auf uns.

Als Operations & Finance Manager übernimmst du die operativen und finanziellen Grundlagen von ProviPanda - Buchhaltung, Legal-Koordination, HR-Administration und die Organisation im Hintergrund, damit das Geschäft läuft, ohne dass der Gründer alles selbst machen muss.

Du reportest direkt an den Gründer & Geschäftsführer und arbeitest eng mit ihm zusammen.

Finance & Admin + Organisation & Reporting

• Verantwortung für Moss (Ausgaben-Monitoring, Freigaben, Kontoüberwachung)
• Verantwortung für vorbereitende Buchhaltung inkl. Kommunikation mit dem Steuerberater
• Verantwortung Factorial (Urlaubsanträge, Time Tracking, Krankheits Einreichung bei den Kassen etc.)
• Verantwortung Lohnbuchhaltung Kommunikation (neue Mitarbeiter einrichten, rechtzeitig den Verdienst durchgeben oder Änderungen von allen Mitarbeitern, Krankheitstage durchgeben etc.)
• monatliche Provisionsabrechnungen des Sales Teams
• Inkasso & Mahnwesen Verantwortung
• Planung von Team-Events und Team-Calls & Workations
• Wöchentliches Reporting direkt an den Geschäftsführer

Legal & Dienstleister

• Kommunikation mit Anwalt, Rechtsschutz, Versicherungen, Dienstleistern, Freelancern (z. B. eigenständige Steuerung von Website-Projekten)
• Prüfung und Anpassung von AGB und Datenschutz bei Bedarf
• Verantwortung info@ Postfach - Prüfung wichtiger rechtlicher Anliegen und Management davon - Bei allen rechtlichen Anfragen bist Du die erste Ansprechperson

(People & Hiring)

• Du hilfst hier wenn es brennt und führst Erstgespräche für neue operative Rollen
• Du bereitest für neue Onboardings alles operative & technische vor und bist auch fürs Offboarding von Mitarbeitern verantwortlich
• Technisches Onboarding neuer Mitarbeiter, zentrale Ansprechperson bei Fragen
• Screening & Erstgespräche im Ops-Hiring, Betreuung von Probetagen im Sales

• 2–3 Jahre Erfahrung in Buchhaltung, Finance Operations oder allgemeinem Business Operations
• Erfahrung mit Stripe, Moss und DATEV ist Best Case — du solltest zumindest mit einem der Tools bereits gearbeitet haben und dich schnell in die anderen einarbeiten können
• Lohnbuchhaltung und die Kommunikation mit Steuerberatern ist für dich nichts Neues, du weißt wie das läuft
• Du kannst eigenständig Verträge, NDAs und rechtliche Dokumente aufsetzen und anpassen — nicht nur prüfen
• Sicherer Umgang mit gängigen Tools wie Slack, Claude, Asana oder vergleichbaren Projekt- und Kommunikationstools
• Erfahrung im Umgang mit einem CRM (z. B. Close, HubSpot o. ä.) von Vorteil
• Sicherer Umgang mit Zahlen und Verträgen
• Strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise — auf dein Wort kann man sich verlassen
• Diskretion im Umgang mit sensiblen Finanz- und Rechtsthemen
• Du arbeitest gerne selbstständig und in einem kleinen, direkten Team