Adjoint administratif - Sur place à Sainte-Foy, Québec

• Gère et tient à jour l'agenda de son responsable ainsi que celui du responsable principal de la communication du site.
• Gère la communication à l'aide de certains outils : écrans plasma, Workplace, magazine, etc.
• Traite les appels, le courrier et veille à ce que les informations soient filtrées, hiérarchisées et évalue leur niveau de confidentialité.
• Coordonne diverses réunions (invitations, ordres du jour, planification en fonction de la disponibilité des participants, réservation de salles et d'équipements, organisation des déplacements, etc.
• Répond aux demandes d'informations provenant d'autres services ou de contacts externes.
• Assiste le responsable dans ses tâches administratives (correspondance, rapports, présentations PowerPoint, mise en forme de documents, traduction, etc.
• Assure le suivi et la mise à jour des dossiers, ainsi que le système de classement des documents actuels.
• Planifie et organise des événements (par exemple, réunions, activités hors site, déplacements, visites d'invités, repas, hébergement à l'hôtel, transport, diverses formations, téléconférences, vidéoconférences) pour ses responsables, ainsi que pour deux directeurs relevant de la direction générale.
• Gère les registres de congés des employés et le système SAP-HR pour les personnes relevant de son responsable.
• Vérifie et traite les factures et les notes de frais pour ses responsables et trois directeurs relevant de lui à l'échelle mondiale (Approvisionnement, FluLaval LCM/TLCM et Commercial Flu).
• Remplit les demandes d'achat dans le système Ariba pour ses responsables.
• Gère la carte Amex (P-Card) du site, effectue les achats et procède aux rapprochements dans le système Fiori.
• Gère et assure le suivi des dossiers confidentiels (par exemple, organigramme, Workday, RH, etc.).
• Fait partie de l'équipe de direction et fournit un soutien logistique.

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Alphanumeric is hiring an Administrative Assistant  to work on-site in Sainte-Foy, Quebec, for one of the biggest Pharmaceutical companies in the world.

• →Manages and maintains the schedule of their manager as well as the primary communications manager of the site
• →Manages communication through certain tools: plasma screens, Workplace, magazine, etc.
• →Handles calls, mail, and ensures information is filtered, prioritized, and assesses the level of confidentiality.
• →Coordinates various meetings (invites, agendas, planning based on participants' availability, booking rooms and equipment, organizing travel, etc.).
• →Responds to information requests from other departments or external contacts.
• →Supports the manager with administrative tasks (correspondence, reports, PowerPoint presentations, document formatting, translation, etc.).
• →Ensures the follow-up and maintenance of files, as well as the filing system for current records.
• →Plans and organizes events (e.g., meetings, offsite activities, travel, guest visits, meals, hotel accommodations, transport; various trainings, teleconferences, videoconferences) for their managers, as well as for two directors reporting globally.
• →Manages the employee vacation records and SAP-HR system for those reporting to their manager.
• →Checks and processes invoices and expense reports for their managers and three directors reporting globally (Procurement, FluLaval LCM/TLCM, and Commercial Flu).
• →Completes purchase requisition requests in the Ariba system for their managers.
• →Owns and manages the site's Amex card (P-Card), making purchases and completing reconciliations in the Fiori system.
• →Manages and ensures follow-up on confidential files (e.g., organizational chart, Workday, HR, etc.).
• →Is part of the Leadership Team and provides logistic support.