Training & Service Coordination Officer

Onze klant is een jong en groeiend opleidingscentrum gevestigd bij een grote Belgische luchthaven. Ze bieden trainingen, leertrajecten en samenwerkingsruimtes aan voor luchtvaartprofessionals, bedrijven en studenten.
De sfeer is die van een start-up: dynamisch, menselijk en echte betrokkenheid. Iedereen kent iedereen, en als er iets moet gebeuren, doet men het gewoon samen.

• Je start in een omgeving waar je van dag één mee telt. Je krijgt al snel echte verantwoordelijkheid, en je ziet het resultaat van jouw werk direct op de werkvloer.

• Het team is klein en hecht. Directe communicatie is hier de norm — je weet altijd waar je aan toe bent.

• Je leert snel bij en krijgt de ruimte om te groeien in jouw rol.

Een collega verlaat de organisatie en neemt heel wat operationele kennis mee. Ze zoeken iemand die die rol overneemt en er meteen zijn of haar eigen stempel op drukt. Geen kopie van de voorganger — maar iemand met frisse energie die de coördinatie van trainingen en diensten stevig in handen neemt.

Je bent het operationele spilfiguur achter de trainingen en diensten van de organisatie. Jij zorgt ervoor dat alles klaarstaat, iedereen weet waar hij of zij moet zijn, en de deelnemers een professionele ervaring beleven.

• Je plant en coördineert trainingen: roosters, zaalbeheer, trainerstoewijzing, materiaal, catering en technische ondersteuning

• Je beheert de trainingskalender en houdt alle documentatie up-to-date

• Je helpt deelnemers bij registraties en toegang tot het leerplatform (LMS)

• Je staat in voor kwaliteitscontroles: verzamel je feedback van deelnemers en trainers en vertaal je die naar verbeteracties

• Je beheert attesten, aanwezigheidslijsten en cursusdocumentatie

• Je verwerkt aankoopverzoeken, valideert facturen en volgt het budget op voor trainingsactiviteiten

• Je stelt eenvoudige offertes op voor klanten

• Je communiceert helder met trainers, deelnemers en partners over planning en logistiek

• Je ondersteunt het marketingteam met info over aankomende trainingen en evenementen

Je maakt deel uit van het Customer Service team, het is een team van drie personen. Kleine groep, grote betrokkenheid. De sfeer is collegiaal en hands-on — iedereen pakt mee aan waar nodig. Je groeit stap voor stap in je autonomie, met begeleiding van je leidinggevende wanneer je die nodig hebt.

• Je hebt een bachelor- of masterdiploma, of gelijkwaardige ervaring. Een achtergrond in opleiding, events of coördinatie is een pluspunt, maar geen vereiste.

• Je drukt je vlot uit in het Nederlands, Frans en Engels.

• Je bent georganiseerd, nauwkeurig en houdt het hoofd koel als meerdere dingen tegelijk aandacht vragen (stressbestendigheid).

• Je werkt oplossingsgericht en verliest de kwaliteit nooit uit het oog.

• Je communiceert vlot met verschillende mensen — deelnemers, trainers, leveranciers — en doet dat altijd vriendelijk en professioneel. Je aarzelt niet om de organisatie warm aan te bevelen bij klanten en deelnemers.

• Je werkt moeiteloos met Microsoft Office en Google Workspace. Ervaring met een leerplatform (LMS) is een troef.

• Tot slot: je voelt je thuis in een start-up omgeving waar niet alles al vast ligt en waar verandering de norm is.

Onze klant heeft ons uitdrukkelijk gemandateerd voor dit zoekproces en wenst niet rechtstreeks gecontacteerd te worden.

Het selectieproces ziet er als volgt uit:

• Eerste gesprek met HR-Specialist

• Introductiegesprek met de HR & leidinggevende

• Eventueel een tweede gesprek met CEO

• Aanbieding en onboarding

• Je niet goed functioneert zonder vaste procedures en een strak omschreven takenpakket

• Je het lastig vindt om snel te schakelen wanneer plannen veranderen

• Je bent een organisatietalent dat energie krijgt van een volle agenda en tevreden deelnemers.

• Je bent servicegericht, communicatief sterk en werkt graag in een team waar iedereen zijn mouwen opstroopt.

• Een menselijke, informele sfeer spreekt je aan — en je wil groeien in wat je doet.

• Een vast en voltijds contract (40u/week en 12 ADV dagen)

• 1 dag Home Office na een inwerkperiode

• Een aantrekkelijk salaris afhankelijk van je profiel en ervaring

• Extralegale voordelen: maaltijdcheques, ecocheques, 100% terugbetaling OVV, Laptop, GSM & abonnement, Hospitalisatie & Groepsverzekering

• Ruimte om te groeien en meer verantwoordelijkheid op te nemen

• Een menselijke werkomgeving met een echte start-up spirit