MANAGER DES SERVICES GENERAUX

Vous vous préparez à devenir membre de la grande famille MSF, forte de plus de 50 années d’actions médicales d’urgence qui lui a valu le prix Nobel de la paix en 1999.

Nous sommes une organisation inclusive qui considère que le bien-être social et professionnel est un droit pour tous, et qui offre un environnement qui tient compte de la diversité de chacun de ses membres.
MSF WaCA revendique un ancrage africain qui considère l’expertise locale avec qui elle contribue dans la mise en œuvre de ses activités et fait de chaque membre, un acteur clé́ de la nouvelle dynamique de l’action humanitaire dans le monde.

MSF offre des opportunités de recrutement et de développement équitables sans aucune forme de discrimination basée sur le sexe, la religion, l’orientation sexuelle, l’origine géographique ou ethnique, handicap physique ou aucun autre facteur de discrimination.

Sous la direction du directeur Logistique, le/la Manager des Services Généraux est responsable de la définition, de la coordination et du pilotage de l’ensemble des activités liées à la gestion des infrastructures, des bureaux et des logements du Siège WaCA à Abidjan. À ce titre, il/elle veille à garantir un environnement de travail et de vie sûr, fonctionnel et conforme aux exigences réglementaires, tout en assurant l’optimisation des ressources, la maîtrise des coûts et la qualité des services fournis aux différents collaborateurs.

En effet, Médecins Sans Frontières WaCA occupe à Abidjan un immeuble de 9 étages, partagés avec une autre entité MSF. Le nombre de collaboratrices et de collaborateurs se monte aux environs de 130. Une cafétéria se trouve au 8ème étage. MSF WaCA maintient aussi la gestion de 5 appartements pour les collaborateurs et collaboratrices de passage.

En véritable partenaire opérationnel, le/la Manager des Services Généraux a pour mission la gestion, la maintenance, la sécurité et l’optimisation des bureaux et logements de l’organisation, en garantissant la conformité réglementaire et sécuritaire, la maitrise des coûts, ainsi que des conditions de travail et de vie adaptés.

• Superviser l'ensemble des bureaux, bases et espaces de travail.

• Garantir le bon fonctionnement des équipements et installations techniques.

• Assurer la maintenance préventive et corrective des infrastructures. Planifier et coordonner les travaux d'aménagement, de rénovation ou d'extension.

• En lien étroit avec l’équipe achat, et SI gérer les contrats de maintenance et de services.

• Par délégation, participer aux cahiers des charges et aux comités de sélection.

• Piloter les fournisseurs (sécurité, nettoyage, énergie, équipements, restauration, etc.).

• Superviser les performances des prestataires via des indicateurs et des niveaux de service. 

• Veiller à la conformité des bâtiments vis-à-vis des réglementations locales.

• Participer à la mise en œuvre des politiques de sûreté et de sécurité de l'organisation, en conformité avec les standards internationaux et la loi ivoirienne.

• Assurer le suivi des contrôles réglementaires.

• Coordonner les plans d'évacuation et les dispositifs d'urgence. 

• Élaborer et suivre le budget en lien avec l’activité, participer à l’établissement des plans d’investissement.

• Identifier les opportunités d'optimisation des coûts.

• Produire les reportings et analyses budgétaires associés.

• Mettre en œuvre les engagements de l'ONG en matière de développement durable.

• Suivre les consommations d'énergie et d'eau.

• Développer des solutions visant à réduire l'empreinte environnementale des installations. 

• Bac+3 minimum, en gestion des infrastructures, gestion hôtelière, Bâtiment, Génie Civil, Maintenance…

• Connaissance de l’environnement juridique encadrant la sécurité des bâtiments de bureaux

• Habilitations électriques

• Formations aux premiers secours, à la sécurité incendie

• Grande disponibilité

• Flexibilité dans les horaires de travail

• Capacité à gérer une équipe et à déléguer

• Capacité d’analyse et force de proposition, autonomie indispensable

• Très bonne aptitude à la négociation avec les prestataires et fournisseurs externes

• Très bon sens de l’organisation et de la collaboration.

• Gestion du stress, pro-activité, flexibilité et débrouillardise

• Capacité à travailler avec des équipes multidisciplinaires et multiculturelles, ouverture d’esprit et sens du service.

• 3 à 5 d’expérience sur un poste similaire en gestion de bâtiment obligatoire

• Experience en gestion d ’équipe

• Expérience de planification et de maitrise budgétaires

• Connaissance du monde des ONG apprécié

• Niveau professionnel en Français et Anglais

• Niveau de conversation en arabe apprécié

• Suite Office (principalement MSF Word, Excel et Powerpoint)

• Maîtrise des plateformes de communication et de collaboration en ligne, notamment Microsoft Teams, Zoom, SharePoint, etc.

• Connaissance des ERP serait un plus

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N.B. : Cette description de poste fournit un cadre pour les principales responsabilités et les principales activités du poste. Elle n'est pas exhaustive. Par conséquent, les responsabilités et les activités du poste peuvent différer de celles décrites dans cette description de poste en raison des besoins organisationnels et opérationnels.