OPERATIONS SUPPORT OFFICER

Vous vous préparez à devenir membre de la grande famille MSF, forte de plus de 50 années d’actions médicales d’urgence qui lui a valu le prix Nobel de la paix en 1999.

Nous sommes une organisation inclusive qui considère que le bien-être social et professionnel est un droit pour tous, et qui offre un environnement qui tient compte de la diversité de chacun de ses membres.
MSF WaCA revendique un ancrage africain qui considère l’expertise locale avec qui elle contribue dans la mise en œuvre de ses activités et fait de chaque membre, un acteur clé́ de la nouvelle dynamique de l’action humanitaire dans le monde.

MSF offre des opportunités de recrutement et de développement équitables sans aucune forme de discrimination basée sur le sexe, la religion, l’orientation sexuelle, l’origine géographique ou ethnique, handicap physique ou aucun autre facteur de discrimination.

Assurer un appui stratégique, administratif, organisationnel et opérationnel efficace au Directeur des Opérations et au département des opérations afin de garantir la fluidité des processus de coordination, le suivi des priorités opérationnelles, la circulation de l’information et le bon fonctionnement des activités opérationnelles de MSF WaCA.

Le poste contribue également à l’amélioration continue des mécanismes de coordination, du suivi des décisions opérationnelles, de la préparation aux urgences et de la communication entre le siège, les missions et les différentes parties prenantes du mouvement MSF.

o   Fournir un appui direct dans la gestion des priorités stratégiques et le suivi des décisions.

o   Anticiper les priorités opérationnelles pour aider le DO dans ses prises de décision.

o   Préparer les éléments de langage, notes de briefing, présentations et synthèses opérationnelles.

o   Gérer l'agenda complexe du DO (rendez-vous internes/externes et priorités).

o   Assurer le suivi des dossiers sensibles et confidentiels avec discrétion.

o   Organiser les réunions départementales et événements majeurs (ateliers, retraites, sessions annuelles POA).

o   Coordonner les points d'information hebdomadaires, briefings et débriefings des référents.

o   Assurer la planification fluide des activités de l'équipe et des calendriers départementaux.

o   Faciliter la coordination avec les départements supports (RH, Finance, Logistique, Médical, etc.).

o   Rédiger, formater et traiter la correspondance officielle et la documentation opérationnelle.

o   Assurer le classement, l'archivage et l'accessibilité des documents (siège et terrain).

o   Coordonner la diffusion des SitReps et autres mises à jour opérationnelles clés.

o   Appuyer la traduction de documents administratifs et opérationnels si nécessaire.

o   Maintenir à jour les listes de contacts et les arbres de communication d'urgence.

o   Suivre les dossiers en cours et veiller au strict respect des délais convenus.

o   Participer activement au suivi de la mise en œuvre des décisions du Plan d'Action (POA).

o   Consolider les rapports du département (rapports annuels, rapports de visite, analyses opérationnelles).

o   Mettre à jour régulièrement les outils de pilotage et les matrices de monitoring.

o   Fournir un support administratif et organisationnel lors des gestions de crise.

o   Assurer la circulation rapide des informations critiques pendant les situations d'urgence.

o   Appuyer l'organisation des visites terrain et des déploiements opérationnels.

§  Être titulaire d’un diplôme universitaire de niveau Bac+3 en relations internationales, administration, sciences médicales, santé publique ou dans toute autre discipline jugée équivalente. Un diplôme de niveau Master (Bac+5) sera considéré comme un avantage.

o   Excellentes capacités organisationnelles et de gestion des priorités.

o   Maîtrise des outils bureautiques et de suivi opérationnel.

o   Excellentes capacités rédactionnelles et de synthèse.

o   Bonne capacité d’analyse et de suivi.

o   Aptitude à gérer des informations sensibles et confidentielles.

o   Capacité à travailler sous pression et dans des contextes d’urgence.

o   Sens élevé de l’organisation et de l’anticipation.

o   Esprit d’initiative et autonomie.

o   Diplomatie et excellentes capacités relationnelles.

o   Esprit d’équipe et collaboration.

o   Flexibilité et adaptabilité.

o   Rigueur et discrétion professionnelle.

o   Orientation solutions et amélioration continue.

§  Expérience professionnelle pertinente en gestion de projet dans un environnement humanitaire ou international.

§  Expérience administrative, support ou gestion opérationnelle.

§  Une expérience au sein du mouvement MSF constitue un atout.

§  Une expérience terrain est un avantage.

§  Niveau professionnel en Français et Anglais (Obligatoire)

§  Suite Office (principalement MSF Word, Excel et Powerpoint)

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N.B. : Cette description de poste fournit un cadre pour les principales responsabilités et les principales activités du poste. Elle n'est pas exhaustive. Par conséquent, les responsabilités et les activités du poste peuvent différer de celles décrites dans cette description de poste en raison des besoins organisationnels et opérationnels.