Office Coördinator

Heb jij een proactieve houding, ben je communicatief sterk, een kei in organiseren en laat jij ‘alles op rolletjes lopen’? Dan ben jij dé nieuwe collega waar wij naar op zoek zijn!

In deze functie ben je verantwoordelijk voor het gestructureerd organiseren, bewaken en uitvoeren van administratieve, secretariële en procesmatige taken binnen de afdelingen Energie, Licht & Warmte en Bouwplaats Inrichting. De functie creëert overzicht, consistentie en betrouwbaarheid in de dagelijkse operatie, waardoor projecten soepel, veilig en volgens planning kunnen worden uitgevoerd. Daarnaast ben je een centrale procesbewaker tussen kantoor en uitvoering: zorgt voor actuele projectinformatie, bewaakt deadlines, ondersteunt projectteams en borgt veiligheids- en kwaliteitsregistraties. Het betreft een afwisselende rol die ervoor zorgt dat collega’s zich kunnen focussen op hun kerntaken.

·         Bewaken van administratieve en operationele processen binnen de afdeling.

·         Opvolgen van acties en signaleren van knelpunten, afwijkingen en ontbrekende informatie.

·         Organiseren, voorbereiden en coördineren van periodieke (proces)overleggen.

·         Signaleren van knelpunten en proactief aandragen van verbetervoorstellen

·         Agendabeheer en prioritering van afspraken voor projectteams en manager.

·         Voorbereiden, vastleggen en bewaken van actiepunten uit vergaderingen.

·         Zorgdragen voor een professionele en gestructureerde kantoororganisatie.

·         Opstellen van voortgangsrapportages, procesoverzichten en statusupdates.

·         Voorbereiden van managementinformatie en projectdocumentatie.

·         Zorgen voor actuele, volledige en betrouwbare informatie richting projectteams.