Assistant(e) Admin et Exécutif (ve)[ ouvert aux niveaux 0; 1 & 2]

Sao Tomé-et-Principe est le deuxième plus petit pays et la plus petite économie d'Afrique. Compte tenu de son insularité, il est vulnérable aux chocs extérieurs, en particulier aux conflits en cours, aux perturbations géopolitiques et à leurs effets potentiels en cascade.  Le Programme des Nations Unies pour le développement, présent à Sao Tomé-et-Principe depuis 1976, aide le pays à respecter ses engagements internationaux, principalement en vue d'atteindre les objectifs de développement durable de l'Agenda 2030 des Nations Unies. Conformément au document de projet de pays (CPD) (2023-2027), le bureau de pays (CO) du PNUD continuera à se concentrer sur les priorités identifiées : (1) des systèmes sociaux inclusifs, (2) l'action climatique, la gestion des ressources naturelles et l'énergie, (3) la croissance verte et bleue, et (4) des institutions transparentes et responsables.

Sous la supervision directe du Représentant Résident, le/la titulaire travaille en étroite collaboration avec le personnel des équipes des opérations, des programmes et des projets du Bureau de pays, ainsi qu’avec le personnel du siège du PNUD, afin d’échanger des informations et d’assurer une prestation de services cohérente.

Le/la titulaire est chargé(e) de l’appui quotidien au Représentant résident (RR) et, le cas échéant, au Représentant Résident Adjoint (DRR) et aux Assistants du Représentant Résident, ainsi que de la gestion de leurs agendas.

Le PNUD adopte une approche de portefeuille afin de répondre à l'évolution des besoins des entreprises et de tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. 

Par conséquent, il est attendu du personnel du PNUD de travailler au sein d'unités, de fonctions, d’équipes et de projets en équipes pluridisciplinaires afin d'améliorer et de permettre la collaboration horizontale.

1.) Assurer le fonctionnement efficace et efficient du bureau du Représentant résident (RR):
•    Veiller au respect des procédures protocolaires ainsi qu’à la tenue des profils, répertoires et listes téléphoniques des partenaires et contacts de haut niveau.
•    Mener des recherches et préparer des notes d’information et documents de briefing de haute qualité à l’intention du/de la superviseur(e) pour les rendez-vous, réunions, missions et pour appuyer les échanges et discussions.
•    Gérer les missions et le calendrier de représentation des cadres supérieurs.
•    Préparer la correspondance, les directives et les observations au nom des cadres supérieurs pour signature, et assurer le suivi lorsque requis.

2.) Soutien aux services administratifs et logistiques, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants:
•    Maintenir les systèmes de classement papier et électronique afin d’assurer la conservation sécurisée des documents confidentiels et l’accessibilité des dossiers.
•    Coordonner la circulation de l’information au sein du bureau et assurer le suivi des dossiers en circulation.
•    Faciliter le partage d’informations entre le Bureau du RR, l’Équipe de pays des Nations Unies et l’Unité de coordination des Nations Unies.
•    Assurer le suivi des délais, des engagements pris et des actions menées ; coordonner la collecte et la soumission des rapports au RR.
•    Filtrer tous les appels entrants et la correspondance.
•    Fournir des conseils aux hauts responsables sur les protocoles nationaux et les procédures liées au PNUD.
•    Participer à l’organisation et à la préparation des réunions au sein du Bureau.
•    Traduire, si nécessaire, des correspondances/documents simples vers et depuis le portugais, le français et l’anglais.
•    Appuyer l’organisation des déplacements et des réservations d’hôtel, préparer les autorisations de voyage, traiter les demandes de visa, les notes verbales et autres documents.
•    Fournir un appui administratif pour les conférences, ateliers et retraites.
•    Organiser le transport des cadres supérieurs.
•    Préparer la correspondance courante, les fax, les notes de service et les rapports destinés aux partenaires.
•    Aider à l’organisation, à l’exécution et à la coordination des exigences logistiques en élaborant le calendrier des événements, le planning du RR et du DRR ainsi que les listes de contrôle pour le bon déroulement des événements.
•    Extraire des données à partir de diverses sources.
3.) Maintenance du système de registre et gestion efficace du courrier, ainsi que soutien aux services de valises diplomatiques, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants:
            
•    Mise en place et maintenance du système de classement du bureau conformément au Système global de classement du PNUD.
•    Ouverture de nouveaux dossiers thématiques selon les besoins et élimination des anciens dossiers conformément au calendrier de conservation établi.
•    Gestion des archives, en veillant à ce que les dossiers soient correctement stockés, accessibles et que les documents soient conservés en toute sécurité.
•    Fourniture de photocopies de documents provenant des dossiers du registre confidentiel, à la demande du personnel. Assistance dans la collecte de documents de référence et de documents contextuels à partir des fichiers du registre.
•    Mise en place et maintenance d’un système d’enregistrement des mouvements de dossiers, ainsi que gestion de la circulation et des dossiers de consultation du bureau.
•    Préparation de la correspondance et des rapports liés aux activités du registre.
•    Réception, filtrage, enregistrement et acheminement de la correspondance, avec ajout des informations de contexte nécessaires et suivi approprié.
•    Rédaction de correspondance non substantielle relative à des questions courantes et assurance du suivi.
•    Tenue des dossiers administratifs et des fichiers de référence du bureau sur divers sujets.
•    Réception, enregistrement, codification et transmission des lettres et autres correspondances entrantes aux départements/unités/fonctionnaires concernés.
•    Enregistrement et expédition des valises diplomatiques (pouch) et suivi de leur distribution. Préparation des formulaires récapitulatifs des pièces jointes et des documents nécessaires, et tenue des dossiers des valises reçues afin de s’assurer que tous les sacs sont bien comptabilisés.
•    Fourniture des informations nécessaires à la ventilation appropriée des coûts et à la facturation des agences utilisatrices.
4.) Soutenir la création et le partage des connaissances au sein du Bureau pays, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants:
•    Participation à la formation du personnel des opérations et des programmes.
•    Contributions pertinentes et de qualité aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
•    Rédaction des comptes rendus de réunions et diffusion de ceux-ci selon les besoins.
5.) Toute autre tâche confiée selon les besoins:
•    Exécuter toute autre tâche et assumer toute autre responsabilité pouvant être confiée par les responsables du PNUD après accord du Représentant Résident.

Démonstration attendue des compétences
Compétences corporatives
Obtenir des résultats:    NIVEAU 1: Planifie et supervise son propre travail, prête attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais impartis.

Penser de manière innovante:    NIVEAU 1: Ouvert aux idées créatives/risques connus, résout les problèmes de manière pragmatique, apporte des améliorations.

Apprentissage continu:    NIVEAU 1: Ouvert d'esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires.

S'adapter avec agilité:
    NIVEAU 1: S'adapte au changement, gère de manière constructive l'ambiguïté/l'incertitude, fait preuve de flexibilité.

Agir avec determination:    NIVEAU 1: Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable de rester calme face à l'adversité, confiant.

S'engager et établir des partenariats:
    NIVEAU 1: Fait preuve de compassion/compréhension envers les autres, établit des relations positives.

Favoriser la diversité et l'inclusion:
    NIVEAU 1: Apprécie/respecte les différences, est conscient des préjugés inconscients, lutte contre la discrimination.
Les compétences en matière de gestion du personnel du PNUD sont disponibles sur le site dédié. 
Compétences transversales et techniques

Area Technique     Nom    Definition

Administration et opérations 
    Gestion des documents et des dossiers 
    Savoir assurer la gestion globale des documents (papier ou électroniques) ; être familier avec la politique d’enregistrement et de conservation des documents, y compris avec le stockage et l’archivage.
Administration et opérations 
    Gestion des événements 
(retraites, formations, réunions, etc.)     Savoir assurer la gestion des événements (déterminer le lieu, l’hébergement, la logistique, le mode de restauration et de transport, le budget, etc.). 
Administration et opérations 
    Gestion des registres et de la correspondance 
    Être en mesure de recueillir, d’enregistrer, de conserver et de distribuer le courrier et la valise diplomatique du PNUD; être capable de gérer les archives. 
Gestion des Partenariats    Gestion des relations    Être en mesure de collaborer avec un large éventail de partenaires publics et privés, et de mettre en place, de maintenir ou de renforcer les relations de travail, la confiance et la compréhension mutuelle.
Gestion de l’organisation    Communication    Communiquer de manière claire, concise et 
sans équivoque, à la fois à l’écrit et à l’oral ; 
adapter les messages et choisir les modes de 
communication en fonction du public. Savoir 
gérer la communication interne et externe, au 
travers des médias, des réseaux sociaux et 
d’autres canaux appropriés.

Education:

Une formation secondaire est requise.

Un Diplôme Universitaire (Licence) en Administration Des Affaires, en Administration Publique ou dans un domaine équivalent sera pris en considération, , mais n'est pas un requis. Des certifications en administration et acquisition sont souhaitables.

Experience:

• Au minimum 5 ans (avec un diplôme d'études secondaires) ou 2 ans (avec un diplôme de licence) d'expérience pertinente dans l'administration ou les services d'assistance aux programmes.
• Excellentes compétences dans l'utilisation des ordinateurs et des logiciels bureautiques (au minimum MS Office, compétences graphiques, etc.). un requis.
• Une expérience dans la gestion de systèmes de gestion basés sur le Web serait un atout.
• Connaissance de la gestion informatique (MS Word, Excel, etc), systèmes de gestion basés sur le web tels que les ERP un atout.
• Capacité avérée solides compétences en organisation, planification et gestion des priorités, un atout.
• Capacité avérée à gérer plusieurs tâches simultanément, à respecter des délais serrés et à travailler avec un haut niveau de précision et de confidentialité des priorités, un atout.

•    La maîtrise du portugais et du français sont requises.

•    La connaissance de l'anglais est un avantage.

En tant qu'employeur souscrivant au principe de l'égalité des chances, le PNUD valorise la diversité en tant qu'expression de la multiplicité des nations et des cultures où nous opérons et, à ce titre, nous encourageons les candidats qualifiés de tous horizons à postuler à des postes au sein de l'organisation. Nos décisions d'embauche sont fondées sur le mérite et l'aptitude au poste, sans discrimination.

Le PNUD s'engage également à créer un lieu de travail inclusif où tout le personnel est habilité à contribuer à notre mission, est valorisé, peut s'épanouir et bénéficie d'opportunités de carrière ouvertes à tous.

Le PNUD ne tolère pas le harcèlement, le harcèlement sexuel, l'exploitation, la discrimination et l'abus d'autorité. Tous les candidats sélectionnés sont donc soumis à des contrôles pertinents et doivent respecter les normes et principes respectifs.

Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats à partir de cette annonce de vacance de poste.  Nous pouvons également retenir les candidatures et prendre en considération les candidats qui postulent à ce poste pour d'autres postes similaires au PNUD, au même niveau et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducationnelles similaires.

Le PNUD ne facture aucune redevance à aucun stade de son processus de recrutement. Pour plus d'informations, veuillez consulter www.undp.org/scam-alert.