Office Manager H/F

L’Office Manager gère nos bureaux afin d’offrir un environnement de travail fiable, sûr et de haute qualité, en cohérence avec la culture et les objectifs RSE d’Alice & Bob.

Rattaché(e) à la VP People & Culture, il/elle supervise les opérations et les services du bureau pour accompagner les employés sur site.

Dans ce rôle, vous interagirez au quotidien avec de nombreux interlocuteurs internes (People & Culture, IT, Marketing & Communication, Construction & Facilities, Achats, Sécurité & Sûreté, Finance, managers et employés) ainsi qu’avec des partenaires externes (propriétaire, prestataires de maintenance et de nettoyage, fournisseurs de bureau et de restauration, prestataires de voyage et autres services liés aux bureaux).

• Coordonner la présence à l’accueil avec l’agent de sécurité
• Garantir un accueil de haute qualité pour les employés et les visiteurs
• Gérer les demandes des employés et en assurer le suivi

• Maintenir et améliorer les espaces de travail et les zones communes
• Coordonner les prestataires internes et externes ainsi que le propriétaire
• Sélectionner les fournisseurs en intégrant des critères RSE et d’impact environnemental/social

• Gérer les stocks de consommables et de fournitures de bureau
• Traiter les commandes et contrats liés aux bureaux dans le respect de l’éthique et de la conformité
• Suivre le budget des bureaux et contribuer au reporting

• Gérer l’onboarding lié aux bureaux et les visites des installations
• Organiser des événements internes (récurrents et ponctuels)
• Soutenir l’équipe People & Culture sur les sujets liés à la culture d’entreprise

• Gérer les réservations de déplacements, les procédures associées et les notes de frais
• Contribuer aux sujets de sécurité et de conformité réglementaire (y compris le DUERP)