Office Administrator

Eftersom du har landat på den här sidan vet du säkert redan att Hedvig är en omskakare inom insurtech. Som det enda älskade försäkringsbolaget i Sverige (i världen?) har vi bevisat att det är möjligt att skaka om en hel bransch, med människors bästa i åtanke. Vi har arbetat hårt sedan starten med att förändra en bransch som är svår att älska - till något som man åtminstone kan gilla. Hos oss på Hedvig tror vi att det enda sättet att göra det är att arbeta med talangfulla och härliga medarbetare.

Vi bygger nu upp ett team om två Office Administrators som tillsammans ansvarar för kontorsdrift, administration och intern service. Rollen är bred och varierad och spänner över områden som Office Operations, People, Claims Administration och Finance. Tillsammans kommer ni att säkerställa att både kollegor, processer och praktiska flöden får det stöd som behövs för att fungera effektivt.

Rollen kombinerar Office Operations med administrativt arbete inom Claims och Finance. Cirka 40% av tiden kommer att vara kopplad till kontorsdrift, kultur och interna aktiviteter, medan resterande del fokuserar på administration och backoffice-relaterade uppgifter. Exakt hur ansvaret fördelas kommer delvis att formas utifrån era respektive styrkor, erfarenheter och intressen.

Vi söker inte någon som kan allt från start. Det viktigaste för oss är att du är nyfiken, initiativtagande och tycker om att ta ansvar. Hos oss finns möjlighet att växa in i delar av rollen över tid och utveckla nya kompetenser längs vägen.

Eftersom rollen är nära kopplad till den dagliga verksamheten på kontoret förväntas du tillbringa större delen av din arbetstid på plats. Samtidigt finns det viss flexibilitet när verksamheten tillåter det.

• Office Operations & kultur:

  • Ansvara för kontorets dagliga drift och inköp, samt driva trivselaktiviteter som skapar en inspirerande och välkomnande arbetsplats.

  • Planera, projektleda och rodda interna och externa aktiviteter (frukostar, AW, firanden, kick-offs etc.).

  • Agera kulturbärare och vara den naturliga kontaktpunkten på kontoret.

  • Ansvara för kontakt med externa leverantörer (hyresvärd, städ m.fl.) samt samordna arbetsmiljöfrågor och skyddsronder.

  • Stötta och koordinera onboarding och offboarding av medarbetare tillsammans med IT och People-teamet.

  • Hantering av fysisk post.

• Claims Administration & Partnerkontakt:

  • Hantera och sortera ärenden i digitala inkorgar samt administrera fullmakter och prisförslag i interna system.

  • Sköta kontakt och ärendehantering med externa partners.

  • Hantering av konfidentiella dokument.

• Finance & Backoffice:

  • Löpande fakturahantering, uppföljning och support till finansteamet.

  • Ansvara för manuella utbetalningar via backoffice-system.

  • Digital kvittohantering, godkännande och export av utlägg.

  • Veckovisa finansiella avstämningar (settlements) av inbetalningar.

För att trivas i den här rollen och på Hedvig behöver du trivas med variation och känna dig trygg i att ta egna initiativ och leda ditt eget arbete. Ena stunden projektleder du en kickoff eller fixar praktiska saker på kontoret, för att i nästa stund sitta fokuserat med administration och ekonomi i våra system. Du är en person som drivs av att ge god service, men som också har den struktur och noggrannhet som krävs för att hantera administrativa processer.

Vi tror att du:

• Tar egna initiativ och är handlingskraftig: Du väntar inte på instruktioner utan har ett öga för vad som behöver göras, fattar egna beslut och ser till att saker blir gjorda från start till mål.

• Är en naturlig kulturbärare: Du tycker om att skapa goda relationer och bidrar till en positiv och välkomnande atmosfär på kontoret. För dig är inga uppgifter för stora eller för små – du hugger i där det behövs med en positiv inställning, oavsett om det handlar om att planera en fest eller tömma en diskmaskin.

• Är strukturerad: Du är noggrann, har god organisationsförmåga och en bra administrativ förståelse. Du trivs med digitala verktyg och att sätta dig in i nya system.

• Är en skicklig kommunikatör: Du har utmärkt kommunikationsförmåga och talar och skriver obehindrat på både svenska och engelska.

Meriterande: Tidigare erfarenhet inom generell administration, ekonomi/backoffice eller Office Management är meriterande, men absolut viktigast för oss är din personlighet, ditt driv och ditt engagemang!