Administration & Receptionist Executive

• Track and manage monthly office expenses; prepare complete payment documents and submitthem to the Operations Manager for review before approval and payment in line with company policy. These include office rent, electricity, water, management fees and Owners' Committee remuneration, cleaning, plants, stationery, supermarket supplies, coffee, monthly offerings and drinking water / Theo dõi và quản lý các khoản chi phí văn phòng hàng tháng; chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thanh toán, trình Operations Manager rà soát trước khi chuyển phê duyệt và thanh toán theo quy định. Bao gồm: tiền nhà, điện, nước, phí quản lý & thù lao Ban Quản trị, vệ sinh, cây xanh, văn phòng phẩm, siêu thị, cà phê, đồ cúng hàng tháng và nước uống văn phòng.
• Coordinate with suppliers, Accounting and relevant departments to complete supporting documents, track on-time payments and promptly report any issues / Phối hợp với nhà cung cấp, Kế toán và các bộ phận liên quan để hoàn thiện chứng từ, theo dõi tiến độ thanh toán đúng hạn và kịp thời báo cáo các vướng mắc.
• Monitor needs for and manage stationery, supplies and equipment; consolidate purchase requests and execute purchases once approved / Theo dõi nhu cầu và quản lý văn phòng phẩm, vật tư, trang thiết bị; tổng hợp đề xuất mua sắm và thực hiện sau khi được phê duyệt.
• Coordinate scheduled and ad-hoc maintenance and repair requests at the office / Phối hợp xử lý các yêu cầu bảo trì, sửa chữa định kỳ hoặc phát sinh tại văn phòng.
• File and manage administrative records, including contracts, invoices and supporting documents; monitor service contract expiry dates and proactively remind the Operations Manager of itemsdue for renewal / Lưu trữ và quản lý hồ sơ hành chính, bao gồm hợp đồng, hóa đơn, chứng từ và các tài liệu liên quan; theo dõi thời hạn hợp đồng dịch vụ và chủ động nhắc Operations Manager về các nội dung cần gia hạn.

2. Reception & Front Office / Lễ tân và tiếp đón

• Welcome and guide visitors to the office; notify and coordinate with relevant persons/departmentsto ensure a professional reception / Đón tiếp và hướng dẫn khách đến văn phòng, thông báo và phối hợp với người/bộ phận liên quan để đảm bảo công tác tiếp đón chu đáo.
• Answer and route incoming calls and general enquiries to the right persons/departments; record and pass on messages promptly / Tiếp nhận và chuyển cuộc gọi, các yêu cầu chung đến đúng người/bộ phận phụ trách; ghi nhận và chuyển lời nhắn kịp thời.
• Manage meeting room bookings; prepare rooms, equipment and refreshments for internal meetings and client visits / Quản lý lịch đặt phòng họp; chuẩn bị phòng, trang thiết bị và nước uống cho các cuộc họp nội bộ và buổi tiếp khách.
• Receive, send, sort and route mail, parcels and office documents / Tiếp nhận, gửi, phân loại và lưu chuyển thư từ, bưu phẩm và tài liệu văn phòng.
• Keep the reception and common areas tidy, well-stocked and presentable at all times / Đảm bảo khu vực lễ tân và khu vực chung luôn gọn gàng, đầy đủ vật dụng và chuyên nghiệp.

• Language: Good English communication and email writing / Ngôn ngữ: Tiếng Anh giao tiếp và viết email tốt.

• Education: College or Bachelor's degree in Business Administration, Office Administration or a related field/ Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản trị Văn phòng hoặc lĩnhvực liên quan.
• 1-2 years of experience in an administrative or receptionist role; experience in real estate or a multinational company is an advantage / Có 1-2 năm kinh nghiệm ở vị trí hành chính hoặc lễ tân; ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực bất động sản hoặc công ty đa quốc gia.
• Proficiency in Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint) / Thành thạo Microsoft Office(Excel, Word, Outlook, PowerPoint).
• Strong organizational, time-management and multi-tasking skills / Kỹ năng tổ chức, quản lý thời gian và xử lý nhiều đầu việc cùng lúc tốt.
• Professional communication, appearance and manner when receiving guests / Giao tiếp, ngoại hình và tác phong chuyên nghiệp trong tiếp đón khách.
• Detail-oriented and accurate in handling documents and payment records / Cẩn thận, chính xác trong xử lý hồ sơ, chứng từ thanh toán.
• High integrity and strict confidentiality / Trung thực và có ý thức bảo mật thông tin cao.
• Proactive, responsible, able to work under pressure and meet deadlines / Chủ động, có trách nhiệm, chịu được áp lực và hoàn thành công việc đúng hạn.