Coordinateur(trice) de bureau junior / Junior Office Coordinator

Coordinateur(trice) de bureau junior (bilingue – anglais/français)

À propos de Wavo

Wavo.me est une agence internationale de conseil et de planification média en pleine expansion, qui adopte une approche moderne du marketing digital. Enracinée dans l'industrie musicale, Wavo navigue dans le paysage numérique en constante évolution pour aider les artistes et les marques à gérer leur présence en ligne, à atteindre de nouveaux publics et à se rapprocher de leurs fans par le biais de campagnes uniques.

Wavo compte parmi ses clients plus d'une centaine de destinations musicales et d'annonceurs de premier plan, tels que Universal Music Group, Sony Music Entertainment, Warner Music Group, Live Nation, Paradigm Talent Agency, Creative Artists Agency, William Morris Endeavor et Apple Music. Wavo a été régulièrement classée comme l'une des start-ups à croissance la plus rapide au Canada.

Responsabilités

Opérations de bureau

• Maintenir un bureau bien approvisionné et organisé (collations, café, fournitures, articles d’hygiène)
• Assurer l’entretien de la machine à café (remplissage, détartrage, coordination de l’entretien)
• Gérer le courrier entrant et sortant, les livraisons et les services de messagerie
• Coordonner avec la gestion de l’immeuble pour le nettoyage, l’entretien et le bon fonctionnement général
• Veiller à ce que les cuisines et les salles de bain soient entièrement approvisionnées et entretenues
• Maintenir la propreté générale du bureau entre les services d’entretien planifiés

Coordination des fournisseurs et des installations

• Gérer les relations avec les fournisseurs (entretien ménager, fournitures de bureau, etc.)
• Coordonner des services tels que le nettoyage de fin de semaine et l’entretien des plantes
• Participer au suivi des factures et soutenir les renouvellements de contrats
• Diagnostiquer les problèmes liés aux installations et coordonner leur résolution (plomberie, entretien)

Logistique et coordination du bureau

• Soutenir l’accueil et l’intégration des employés en préparant les postes de travail et en facilitant l’accès au bureau
• Gérer l’attribution des postes de travail, les plans d’aménagement et la logistique de stationnement
• Agir comme personne-ressource pour les questions liées au bureau
• Contribuer à créer un environnement de travail accueillant et positif

Événements et culture

• Participer à l’organisation d’événements d’équipe, de célébrations et d’activités au bureau
• Coordonner les réunions (aménagement des salles, audiovisuel, logistique)
• Soutenir l’organisation des anniversaires, des anniversaires de service et des initiatives internes
• Contribuer à la gestion de la logistique, des fournisseurs et des budgets liés aux événements

Administration et soutien

• Participer à la mise à jour de la documentation interne et des dossiers des employés
• Soutenir la coordination informatique de base et le suivi de l’équipement (ordinateurs portables, accessoires)
• Fournir du soutien en traduction (anglais/français), au besoin

Détails du poste

• Lieu : Mode hybride — présence au bureau requise au moins 3 jours par semaine
• Type d’emploi : Temps plein
• Période de probation : 3 mois

Qualifications et expérience

Pour réussir dans ce rôle, nous recherchons :

• Bilinguisme (anglais et français, à l’oral et à l’écrit)
• Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail
• Approche proactive et capacité d’anticiper les besoins
• Attitude professionnelle, courtoise et axée sur le service
• Capacité à travailler de façon autonome avec peu de supervision
• Excellentes compétences en communication

Avantages:

En plus de notre excellente culture d'entreprise et de la qualité de nos collègues, vous travaillerez dans l'une des entreprises technologiques à la croissance la plus rapide au Canada. Vous bénéficierez également des avantages suivants :

• Régime d'assurance maladie et dentaire collectif;
• un espace de travail dynamique et stimulant, dans lequel les employés viennent d'horizons culturels et professionnels très divers;
• L'accès à une infrastructure technologique permettant d'intégrer et de travailler à distance de manière efficace;
• Participer à l'innovation au carrefour de la musique, du marketing et de la technologie.
  

Wavo promouvoir la diversité et l'inclusion

La diversité et l'inclusion est très importante chez Wavo. Nous prônons l'égalité et ne tolérons aucune forme de discriminations, qu'elle soit liée à l'ethnie, la religion, la nationalité, l'identité de genre, l'orientation sexuelle, l'âge, l'état matrimonial, le statut d'ancien combattant ou l'invalidité.

L’entreprise se spécialise dans la mercatique intelligente pour l’industrie de la musique et du divertissement, reposant sur l’analyse des données par l’intelligence artificielle, pour des agents d’artistes, des producteurs et des artistes du monde entier; elle développe ses logiciels dans des équipes formées de collègues provenant de l’extérieur du Québec avec lesquels l’interaction est constante. Elle offre la programmation clé en main ou le libre-service à ses clients provenant majoritairement de l’étranger. Par conséquent, la connaissance de l’anglais pour ce poste est requise.

La connaissance du français est requise pour les postes situés en permanence au Québec afin que le titulaire puisse communiquer au besoin avec ses collègues et les fournisseurs au Québec. Une formation en français sera offerte à tout titulaire d’un poste permanent au Québec qui ne possède pas une bonne connaissance du français.

ENG 

Junior Office Coordinator (Bilingual – EN/FR)

About
Wavo.me is a rapidly-expanding global consulting and media planning agency with a modern approach to digital marketing. With roots in the music industry, Wavo navigates the continually evolving digital landscape to help artists, entertainers, and brands manage their digital presence, reach new audiences, and connect with fans through unique campaigns. 

Wavo’s clients include over one hundred top music destinations and advertisers such as Universal Music Group, Sony Music Entertainment, Warner Music Group, Live Nation, Paradigm Talent Agency, Creative Artists Agency, William Morris Endeavor and Apple Music. Wavo has consistently been ranked as one of the fastest-growing start-ups in Canada.

Responsibilities 

Office Operations

• Maintain a well-stocked and organized office (snacks, coffee, supplies, toiletries)
• Oversee coffee machine maintenance (refilling, descaling, coordinating servicing)
• Handle incoming/outgoing mail, deliveries, and courier services
• Coordinate with building management for cleaning, maintenance, and general upkeep
• Ensure kitchens and bathrooms are fully stocked and maintained
• Maintain overall office cleanliness between scheduled cleaning services

Vendor & Facilities Coordination

• Manage relationships with vendors (cleaning, office supplies, etc.)
• Coordinate services such as weekend cleaning and plant maintenance
• Assist in tracking invoices and supporting contract renewals
• Troubleshoot and coordinate resolution of facility issues (plumbing, maintenance)

Office Logistics & Coordination

• Support onboarding by preparing desks and facilitating office access
• Manage desk assignments, seating plans, and parking logistics
• Act as the go-to person for office-related questions and support
• Help create a welcoming and positive office environment

Events & Culture

• Assist with organizing team events, celebrations, and office activities
• Coordinate meetings (room setup, AV, logistics)
• Support birthday celebrations, anniversaries, and internal initiatives
• Help manage event logistics, vendors, and budgets

Administrative & Support

• Assist with internal documentation updates and employee records
• Assist with basic IT coordination and equipment tracking (laptops, accessories)
• Provide translation support (English/French) when required

       Role Details

• Location: Hybrid - expected to be in-office at least 3 days per week
• Employment Type: Full-time
• Probation Period: 3 months

      Qualifications and Experience
        To thrive in this role, we require the following:

• Bilingual (English & French - written and spoken)
• Strong organizational skills with attention to detail
• Proactive mindset and ability to anticipate needs
• Friendly, approachable, and service-oriented attitude
• Comfortable working independently with minimal supervision
• Strong communication skills
  
  

        Benefits + Perks
        Along with our great work culture and colleagues, you’ll also have the following:

• Group health and dental insurance plan;
• A dynamic and empowering workspace, wherein employees come from a wide range of cultural and professional backgrounds;
• Access to technological infrastructure to be able to effectively onboard and work remotely;
• Being a part of innovation at the nexus of music, marketing and technology.

Equal Opportunity Employer

We are an equal opportunity employer and value diversity at our company. We do not discriminate on the basis of race, religion, color, national origin, gender, sexual orientation, age, marital status, veteran status, or disability status.

The company specializes in intelligent marketing for the music and entertainment industries, based on AI data analysis, for talent agents, producers and artists from all over the world; it develops its software in teams formed of colleagues from outside Quebec with whom interaction is constant. It offers turnkey programming or self service to its clients, 99% of whom are foreign. Accordingly, knowledge of English is required for this position.

Knowledge of French is required for positions permanently located in Quebec so incumbents can communicate with their colleagues and suppliers in Quebec as necessary. French-language training will be offered to all incumbents in permanent positions in Quebec who do not have a good knowledge of French.